Preparação e um ambiente livre de distracções são alguns dos factores habitualmente apontados para a realização de reuniões mais produtivas. No entanto, poderá haver outro segredo a ter em conta: que tal deixar a ordem de trabalhos nas mãos dos restantes participantes?
David Finkel, autor do livro “The Freedom Formula: How to Succeed in Business Without Sacrificing Your Family, Health or Life”, aconselha os executivos a testarem este método. A estratégia passa por informar os colaboradores de que existe uma agenda de temas a tratar mas que a primeira etapa da reunião será dedicada aos assuntos propostos pelas restantes pessoas.
Num artigo publicado na Inc., David Finkel explica que o ideal é pedir a todos os participantes as suas próprias sugestões dois dias antes da reunião ter lugar. «Desta forma, tenho um dia inteiro para revê-las» e, acrescenta o especialista, nove em cada 10 vezes as propostas tendem a coincidir com a ordem trabalhos que o próprio gestor tinha delineado.
São três os principais benefícios que poderão resultar desta estratégia: conhecer melhor aquilo que os colaboradores consideram importante: funcionar como um lembrete, alertando os participantes de que existe uma reunião a caminho e de que se devem preparar; e, por fim, ajudar a criar uma cultura de empresa, na medida em que mostra que o tempo de todos é valioso.
Estimativas divulgadas pela Harvard Business Review indicam que os executivos passam até 23 horas por semana em reuniões, em média. Proprietários de negócios podem ver este número aumentar ainda mais.
