IA no escritório: 5 maneiras de otimizar tempo e produtividade

A Inteligência Artificial (IA) tem-se consolidado como uma ferramenta essencial no mundo dos negócios, sendo adotada por empresas de todos os setores graças à sua versatilidade e ampla gama de aplicações.

Para ajudar empresas a implementar uma estratégia de IA de forma eficaz, a Microsoft destaca cinco pontos-chave.

1. Identificação de lacunas de dados
   O primeiro passo é analisar como a IA pode ser aplicada dentro da empresa e identificar lacunas de dados, definindo quais informações podem ser compartilhadas com ferramentas públicas e quais devem permanecer protegidas internamente. Além disso, é fundamental implementar uma infraestrutura de segurança robusta.
2. Personalização por função
   Cada cargo apresenta desafios específicos, e a IA pode ser adaptada para dar resposta a essas necessidades. Ferramentas como o Copilot têm ajudado a reduzir o tempo gasto em tarefas repetitivas, diminuindo em 11% o volume de e-mails individuais e em 4% o tempo de interação com eles. Alguns clientes conseguiram reduzir esse tempo entre 25% e 45%.
3. Formação contínua
   O uso eficiente da IA depende da formação dos funcionários. Nos próximos cinco anos, 41% dos gestores pretendem redesenhar processos com IA, 42% treinar equipas de bots e 47% garantir o uso ético da tecnologia nas suas empresas.
4. Construção de confiança
   Para que a IA seja adotada de forma consistente, os funcionários precisam de confiar nas ferramentas. A confiança pode ser construída com formações e validação prática das tecnologias. Utilizadores avançados de IA têm 61% mais probabilidade de ouvir CEOs sobre o uso de IA generativa e 40% mais probabilidade de seguir líderes de departamento.
5. Identificação de novos hábitos e oportunidades
   A adoção de novas tecnologias pode gerar frustração se não houver acompanhamento adequado. É essencial identificar pontos de conflito e orientar sobre hábitos produtivos. Estudos indicam que a IA pode tornar reuniões mais produtivas, transformando brainstormings em rascunhos iniciais e reduzindo o tempo gasto em encontros desnecessários.

A implementação estratégica da IA exige atenção às necessidades específicas de cada empresa e ação proativa. No ambiente de negócios atual, iniciar a transformação cedo e aprender ao longo do processo é mais eficaz do que aderir à tendência tardiamente.