5 Aplicações que vão melhorar a produtividade de qualquer empresa

Por Miguel Santos, managing partner IMBS

QUICK LEAN – Smart Apps For Your Business foi o mote escolhido para apresentação das aplicações que vêm responder às mais variadas necessidades do mercado empresarial a nível digital.

Disponíveis para todos os dispositivos, o desenvolvimento destas aplicações nasce dos desafios diários transversais às mais variadas empresas, quer a nível da gestão, nos mais altos cargos, quer a nível dos próprios colaboradores, em tarefas burocráticas e morosas, que não geram informação automatizada e simplificada.

O desafio de automatizar a informação das empresas passa por encontrar soluções eficientes e de resposta rápida às necessidades. Desenvolvidas em Low Code, e com time to market bastante rápido, estas aplicações são de fácil utilização e permitem que as empresas tenham o domínio sobre melhorias na própria ferramenta.

Destacamos assim cinco aplicações, já desenvolvidas, transversais a qualquer segmento, sector de actividade ou tamanho da organização, disponíveis para smartphone, tablet e PC:

– Quick Lean Expenses: Esta aplicação vem resolver o gap digital no processo de gestão de facturas, ajudas de custo e pagamentos, e ajudar no report mensal obrigatório para todas as empresas e segundo as regras da AT. Procurámos algo que permitisse automatizar todo esse procedimento, desde o registo das despesas mensais pelo colaborador, à aprovação das mesmas, passando ainda uma visibilidade clara dos centros de custo de forma automatizada. Esta aplicação pode gerar uma poupança de 80% de tempo em todo o fluxo destas tarefas, bem como melhorar o controlo operacional e a visibilidade na gestão;

– Quick Lean TimeSheet: De forma a manter um registo de número de horas de trabalho afecto a cada tarefa/projecto, esta aplicação foi pensada para gerir e rentabilizar a alocação de cada colaborador. Desde o registo das horas dispensadas a cada actividade, às conclusões retiradas pelo gestor, esta ferramenta permite libertar tempo e recolher informação muito mais detalhada, desde o tipo de projecto, cliente, hierarquia, férias, alertas de registo, etc. Com indicadores em tempo real, permite perceber e redefinir prioridades de forma mais assertiva, economizando 60% de tempo ineficiente.

– Quick Lean Leave Request: A solicitação, marcação e aprovação de férias e ausências nem sempre é uma tarefa simples e rápida para uma empresa. Para simplificar este processo, esta app possibilita um planeamento e gestão de actividade prévio. O colaborador faz o seu pedido de férias ou faltas justificadas, o gestor recebe a notificação para aprovação ou não e, quando submetido, consegue visualizar as ausências de toda a sua equipa, com as incompatibilidades existentes e com o nível de detalhe desejado, de forma clara e estruturada. Todo o processo fica desta forma digitalizado, minimizando a burocracia e deixando mais tempo livre para outras tarefas.

– Quick Lean Meeting: Quando falamos com gestores, a preocupação com a perda de tempo e ineficiência em reuniões, que muitas vezes são muito longas e sem foco, é geral. Esta aplicação foi pensada para ajudar precisamente nessas questões, não só pela partilha de informações e notas em tempo real, que naturalmente acarreta uma responsabilidade redobrada, mas, mais importante, definir o plano de acção, criando dessa forma uma visibilidade de tarefas com prazos, sendo este o principal output de qualquer reunião de trabalho.

– Quick Lean Audit: Simplificar processos, auditá-los e garantir a melhoria contínua, esse é o objectivo do Quick Lean Audit. Permite identificar desvios em todo o tipo de processos, tornando-os mais ágeis, limpos e orientados para a produtividade. Uma das suas aplicabilidades é na Metodologia 5S, onde esta aplicação pode ser estruturada para auditar o processo/área, ligada a um modelo de Indicadores em tempo real e associada e um Plano de Acção que, em caso de desvio do objectivo, gera um alerta. Este modelo pode ser parametrizado para qualquer modelo de auditoria interna ou externa, pois o princípio da mesma é a capacidade analítica que oferece, e a automatização e digitalização do processo de auditoria.

O desafio principal destas aplicações, desenhadas à medida de cada cliente, passa assim por perceber as necessidades de cada empresa, facilitar o processo de digitalização, integração com o ERP, alicerçadas nas melhores práticas e suportadas com componentes de Inteligência Artificial e Machine Learning.

O objectivo final será que todos os elementos envolvidos, de acordo com as suas responsabilidades, consigam ter total autonomia sobre as suas tarefas, controlando e visualizando os dados e indicadores em tempo real e permitindo uma gestão e tomada de decisão assertiva.

Automatizar processos eficientes é um passo certo para aumentar a Produtividade. Toda a informação sobre as aplicações encontra-se disponível em: https://imbs.pt/aplicacoes/