Quando uma apresentação se torna decisiva para os negócios

Por Eduardo Adas, sócio fundador da SOAP – State of the Art Presentations

A confirmação de uma reunião de negócios é o primeiro passo para fechar o tão desejado contrato de parceria. É apenas o início de um bom acordo comercial que poderá ser estabelecido no futuro. No entanto, se conduzida de maneira inadequada, tem o poder de decretar o fim da transacção. Posto isso, antes de sentar frente a frente com o cliente potencial, é fundamental preparar-se, ter atenção aos detalhes e, principalmente, ser objectivo. É que, regra geral, existe apenas uma oportunidade para expor o ponto de vista e convencer a outra parte a comprar: seja um produto, um serviço ou até mesmo uma ideia. Por isso, a reunião de negócios não pode ser encarada de forma negligente. Uma boa apresentação de trabalho, no “estado da arte”, costuma ser decisiva nessas horas.

Mas, por onde começar? Pelo planeamento da própria apresentação. Sem ele, a reunião de negócios poderá facilmente perder o rumo. Costumo assistir a centenas de apresentações ao longo do ano e, com frequência, vejo óptimos profissionais expondo projectos igualmente interessantes. No entanto, devido à abordagem que a maioria utiliza, poucos conquistam êxito na missão de despertar o interesse da outra parte. Saber expressar-se com clareza e comunicar mensagens com objectividade são competências cada vez mais valorizadas no mundo corporativo, independente do mercado ou da área de actuação.

Antes de agendar qualquer reunião de negócio, deve-se planear toda a acção com antecedência. Principalmente, conhecer o perfil dos participantes e o quanto eles dominam o assunto que será tratado. Conhecer a empresa e absorver o maior número de detalhes possível sobre a mesma ajuda bastante. Com essas informações, é possível preparar-se melhor e fazer adaptações na apresentação, de modo a torná-la mais envolvente.

Chegado o momento da reunião, é importante expor o roteiro da conversa logo no início. Assim, todos os participantes saberão de imediato o que vai ser discutido no encontro e o tempo de duração da conversa. “Time is money” – principalmente tratando-se de uma reunião de negócios. É imprescindível ser objectivo e ir directo ao ponto. O próprio tempo, assim como o das outras pessoas, é extremamente valioso. É importante ficar de olho no relógio, não ultrapassar a duração estimada e, mais uma vez, ser pragmático. É claro que vale uma certa descontracção para “quebrar o gelo” no início da conversa. Entretanto, não se prenda a assuntos que nada têm a ver com o objectivo da reunião. Agindo assim, demonstra-se profissionalismo e foco, qualidades extremamente importantes em qualquer mercado.

Uma apresentação bem feita poderá ser decisiva para a relação com o cliente em potencial. Quando ele não entende os fundamentos do problema que será resolvido existe um problema. Nessas horas, a simplicidade é uma excelente aliada: vale explicar o problema, como ele vai ser solucionado e por que isso é importante no exacto momento. Para realmente se destacar na apresentação, também recomendo utilizar a pesquisa sobre a empresa para personalizar o discurso e mostrar domínio: não somente sobre aquilo de que se fala, mas também sobre a razão de ser a melhor alternativa para que a outra parte invista tempo, recursos e expectativas.

Não recomendo enviar um planeamento ou uma apresentação às cegas. Um sumário executivo visual, de uma página, é mais que suficiente para oferecer uma visão geral a um cliente em potencial. A maioria das apresentações de negócios não deve ter mais do que dez slides visuais, de modo a deixar o interlocutor animado para conhecer os detalhes. Melhor: nada fará com que a empresa fique mais animada que ver a sua solução em acção.

Por fim, lembre-se de que o propósito da apresentação de negócios é conquistar novos encontros (nos quais o acordo, de facto, deverá ser fechado). É fundamental informar quais serão as próximas etapas. Isso poderá fazer com que o investidor em potencial se comprometa com a nova reunião. Para finalizar, convide-o a fazer algo com o que foi transmitido na apresentação e tenha a certeza que a mensagem não vai se perder. Seguindo esses passos, possivelmente terá muito mais hipóteses de se destacar e fazer uma apresentação “no estado da arte”. Bons negócios.

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