Moneris: Soluções inovadoras

Embora para algumas empresas fosse um processo já em curso, a pandemia tem levado os gestores a desafiarem as suas equipas de tecnologia e sistemas de informação, na procura de soluções inovadoras que respondam à transformação que ocorre nos negócios e operações, de forma a melhorarem os processos e a oferta das suas organizações.

É com esta dinâmica de transformação digital que somos levados a criar soluções inovadoras, baseadas em tecnologias como a cloud (infra-estruturas e software), a inteligência artificial, as webAPI, os RPA (robôs) ou machine learning. Estas tecnologias, já disponíveis no mercado mesmo antes da pandemia, são ferramentas chave para que as organizações dinamizem os seus negócios e os transformem, respondendo aos desafios de evolução que estamos a enfrentar. Um dos desafios mais prementes nesta fase que atravessamos é o da mobilidade empresarial, levando as tarefas dos escritórios físicos para modelos de trabalho remoto ou híbrido.

Uma das soluções implementadas pela Moneris foi a transferência para a cloud de toda a infra-estrutura de servidores e disponibilizar todas as nossas aplicações de negócio (ERP, CRM, Portal de Colaborador e outros) em ambiente cloud ou web. Complementámos também a nossa oferta, disponibilizando aos nossos clientes o acesso ao ERP em ambiente SaaS (Software as a Service), ganhando estes a possibilidade de ter acesso ao ERP via web em qualquer lugar, para tanto bastando um acesso de internet.

Esta estratégia revelou-se um factor chave para que, na fase em que “Portugal fechou”, mantivéssemos os nossos serviços e o dos nossos clientes 100% operacionais, independentemente do espaço físico em que as operações são realizadas. A migração para infra-estruturas cloud representa um factor determinante para que as empresas mantenham a sua operacionalidade e capacidade de resposta em face da transformação que ocorre no mundo dos negócios.

O recurso à implementação de RPA (Automação de Processos Robóticos) tem sido igualmente uma das apostas fortes da Moneris. Recorrendo à implementação de processos sobre esta tecnologia, temos automatizado tarefas do dia-a-dia, substituindo tarefas manuais por tarefas automatizadas, permitindo o foco dos colaboradores em tarefas de valor acrescentado para a organização. Estudos recentes da Gartner preveem um forte crescimento na implementação desta tecnologia, sendo que se estima que 90% das grandes organizações, a nível mundial, terão investido em RPA até 2022.

A aplicação de RPA a processos operacionais na área financeira, no reporting fiscal, no controlo de gestão ou nos recursos humanos, tem permitido às empresas observarem melhorias significativas de desempenho. Designadamente, diminuição dos tempos de execução, aumento da eficiência, redução da ocorrência de erros e aumento generalizado da satisfação e bem- -estar dos seus colaboradores.

A utilização de WebAPI é outra tecnologia com enorme potencial de inovação e tem representado um factor de sucesso para a Moneris, na vertente de Sistemas de Informação. Esta tem sido outra das ferramentas utilizadas para a automatizar processos dos nossos clientes e a relação destes com os nossos escritórios.

Cada vez mais, as organizações procuram softwares especializados em cada actividade, o que obriga muitas vezes ao duplo registo de dados em diversos softwares. As WebAPI permitem o desenvolvimento de projectos de integração entre softwares, criando fluxos de trabalho únicos, eliminando a duplo registo e minimizando o erro. Estendemos ainda o potencial desta solução, apoiando empresas multinacionais a operar em Portugal. Estas organizações utilizam ERP internacionais ou softwares de outros países que não se encontram certificados de acordo com o sistema legal e fiscal português. Através da utilização de WebAPI é possível processarmos dados destes softwares, sendo estes integrados em softwares nacionais certificados, automatizando desta forma os processos funcionais, contribuído para empresas e soluções mais eficientes.

Outra forma como a inovação está a chegar às empresas é através da inteligência artificial e machine learning. Estas soluções podem estar presentes através das funcionalidades incorporadas nos softwares de produtividade ou de negócio, apoiando os utilizadores nas operações do dia-a-dia ou através de produtos desenhados sobre estas tecnologias. Uma das mais valias da inclusão de processos de inteligência artificial e machine learning, nos processos de negócio das organizações, são os mecanismos de apoio à tomada de decisão, assegurando que as decisões são tomadas da forma certa, no momento certo e de forma a atingir o melhor resultado. A forma como a inteligência artificial pode usar dados e análises de situações similares para prever novas ocorrências, complementado com a capacidade de aprendizagem do machine learning, contribui com dados chave no suporte à tomada de decisão por parte dos utilizadores, disponibilizando informação que de outra forma seriam quase impossíveis de recolher.

Existem também outras tecnologias, já disponíveis em muitas empresas, que têm desempenhado um papel relevante neste processo de transformação digital. A digitalização de documentos, as aplicações móveis ou os portais colaborativos, têm contribuído para a desmaterialização de processos, anteriormente suportados em papel e em trabalho administrativo complexo e burocrático. A digitalização de documentos veio melhorar o acesso aos documentos e aos dados, reduzindo o consumo de papel e optimizando o tempo de processamento dos mesmos. Outra vantagem é o tratamento do arquivo dos documentos em formato digital, que permite pesquisas e consultas muito mais rápidas e eficientes do que o antigo formato em papel.

As aplicações móveis contribuem também para uma imagem de inovação das empresas, permitindo o acesso a informação em tempo real, em qualquer local. A APP disponibilizada pela Moneris, foi criada para facilitar o planeamento e a gestão fiscal das empresas, possibilitando a empresários e gestores, a consulta de informações relevantes para a tomada de decisão, o pagamento de impostos e obrigações contributivas ou mesmo o simples contacto com os consultores que apoiam as suas organizações.

Na área de RH, temos disponibilizado aos nossos clientes portais colaborativos. A desmaterialização dos processos de RH, tais como registo de ausências, despesas, ajudas de custo ou simplesmente o acesso a recibos de vencimento são exemplos de como os processos administrativos do dia-a-dia das organizações podem ser automatizados, tornando-se um factor de inovação, contribuindo para a satisfação dos colaboradores.

A tecnologia hoje disponível, permite diferentes cenários de adopção e combinando algumas destas soluções é possível às empresas, desenvolverem a digitalização de processos de negócio, reduzindo ao mínimo a intervenção humana e focando os seus colaboradores em tarefas mais motivadoras e críticas para o negócio.

Utilizando soluções de digitalização, podemos transformar documentos em papel em documentos digitais, que podem ser reconhecidos através de serviços baseados em inteligência artificial, permitindo reconhecer os dados desse documento. Estes dados podem então ser integrados no ERP da empresa através de uma WebAPI, eliminando todo o trabalho manual inerente ao processo. Podemos ainda adicionar a componente de machine learning, para que o serviço de reconhecimento de documentos melhore a sua fiabilidade, com base nas interpretações passadas.

Disponibilizar soluções que combinam diferentes tecnologias será o maior, mas também um dos mais atrativos desafios que as empresas enfrentam no processo de transformação digital. Toda esta evolução tecnológica, culmina na implementação ferramentas que impactam na forma como os processos são tratados nas empresas. A digitalização, seja através do reconhecimento de documentos, seja através da geração de documentos nativos em formato digital, introduzirá nas empresas o conceito “paperless” reduzindo significativamente o uso do papel, com claro impacto económico e ambiental. Por outro lado, a transformação dos métodos de trabalho, com a introdução de tecnologia na realização das tarefas, acarretará também a introdução do conceito “touchless”, ou seja, uma redução significativa da intervenção humana na execução dos processos, permitindo o foco dos colaboradores em funções mais relevantes, utilizando o trabalho produzido por processos tecnológicos ou digitais.

Desta forma, e pese embora o caminho já desenvolvido na adopção destas tecnologias, é importante que as empresas tenham especial atenção à gestão da mudança, de forma a preparem os seus colaboradores para a transformação originada por novas formas de trabalho, adaptando-os a novas tarefas de maior valor para os clientes e para o ecossistema que envolve a organização, integrando pessoas e tecnologia de forma sustentável e responsável. O maior factor de sucesso para as empresas, na adoção tecnológica nesta era digital, será encontrar a simbiose perfeita entre pessoas e tecnologia!

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