Como implementar OKR numa empresa? Um guia prático para começar

Por Ricardo Parreira, CEO da PHC Software 

 

Desde que introduzi uma gestão por objectives and key results, que me rendo aos resultados desta metodologia. Os ganhos são claros a diferentes níveis, tais como o alinhamento das equipas com a estratégia, o foco de produtividade no que é prioritário ou, claro, a satisfação do impacto de todo o esforço coletivo.

O sucesso tem sido obtido através de um esforço coletivo de aprendizagem das melhores práticas, e também de um compromisso da nossa empresa com a sua implementação. Neste artigo, partilho um pouco da experiência e pontos-chave que podem ajudar outros gestores a seguir o mesmo caminho.

Para quem não está ainda familiarizado com OKR, ou objectives and key results, são uma metodologia de gestão que se tornou central na gestão da Intel nos anos 70, e que se tornou popular em empresas de renomes, como a Google, a Spotify, ou o LinkedIn. A ideia dos OKR é especificar os objetivos estratégicos trimestrais ou anuais, e que cujo sucesso é medido por resultados-chave.

O princípio é simples. Partimos do exercício de pergunta o que queremos alcançar e o que temos de avaliar para sabermos atingimos o objetivo. Assim, identificamos os objetivos e, para cada um deles, a métrica que ditará o seu sucesso.

Há três princípios que devemos ter em conta. Primeiro, o tempo em que queremos alcançar o objetivo. Pode ser um mês, o trimestre ou até um ano — consoante a organização da empresa, o sector em que se encontra ou o projeto em causa. Nem todas as empresas terão o mesmo ciclo de desenvolvimento de projetos, nem todos os sectores mudam à mesma velocidade. É fundamental que a definição temporal do objetivo vá ao encontro da capacidade e necessidade de cada caso.

Depois, o princípio da transparência, na medida em que todos os OKR devem ser partilhados publicamente com as equipas, para promover o alinhamento de todos com a estratégia da empresa. Mas também que as equipas participem na construção dos seus próprios OKR, como contribuição para o sucesso da empresa. A melhor forma de aumentar a compreensão e o alinhamento com a estratégica passa por envolver e partilhar. Os ganhos de motivação são imensos.

E, por fim, ambição na definição. Para que todos os objetivos sejam ambiciosos devemos colocar as metas que sejam previsíveis de alcançar em 70%, deixa uma amplitude para o sucesso ou falhanço que permite reflexão sobre pontos de melhoria. Quando se atinge 100% em todos os objetivos é um sinal de que fomos pouco ambiciosos, da mesma forma que atingir 50% não deve ser um sinal de falha, mas de aprendizagem. Algo que é apenas possível com ambição na definição do resultado.

No entanto, é importante ter algumas cautelas. Uma má implementação dos OKR pode levar a que não tenham o efeito esperado, o que pode até levar a alguma desilusão com a metodologia. O que é verdade em qualquer metodologia é também aqui: as boas práticas fazem parte do processo, sendo cruciais para o sucesso.

No que respeita a boas práticas na implementação, é importante que todos os OKR tenham um responsável. Alguém que tome conta e reporte sobre o seu desenvolvimento. É a pessoa-chave que vai, não só, puxar pelas equipas para que se atinja o objetivo, como também compreender e conseguir explicar e tirar dúvidas sobre o mesmo a toda a empresa.

Depois, é importante evitar ter demasiados objetivos. Ter 50 objetivos para uma equipa de dez pessoas é o primeiro passo para não haver foco e nada seja a prioridade. A boa prática é começar apenas com alguns objetivos na gestão de topo, e construir posteriormente OKR alinhados com as restantes equipas.

Finalmente, evitar uma revolução. Fazer  tudo demasiado rápido e de uma vez só é um risco demasiado elevado. O processo de implementação de OKR envolve não só estudar a metodologia, como também formar internamente as pessoas, escolher software para gerir OKR de forma integrada com a gestão da empresa, e, claro, ter um projeto-piloto de implementação para aprendizagem e melhoria interna.

Da minha experiência, tenho a certeza de que os OKR podem ser uma grande evolução na gestão das empresas portuguesas, e significar um grande salto de competitividade para o país. Está na hora de os abraçarmos como a norma de gestão e estarmos preparados para eles.

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