No passado dia 3 de Maio, a PHC Software promoveu um evento nas suas instalações no Tagus Park para dar a conhecer os benefícios de uma gestão com base em OKR (Objectives & Key Results). O evento híbrido (com participação online e presencial), teve o título “OKR – Gestão com alto impacto nos resultados” e contou com mais de 1.200 inscritos, sendo apresentado por Ricardo Parreira, CEO, e Francisco Caselli, COO da PHC Software.
Tendo por base o tema da mudança, Ricardo Parreira começou por identificar uma série de preocupações que muitas empresas poderão ter neste momento: a dispersão das agendas dos colaboradores, o que faz com que cada um trabalhe para seu lado; o frequente falhanço dos objectivos; o desejo de mudar para no final se constatar que tudo fica mais ou menos na mesma; a perda de foco nos objectivos a meio do ano; a repetição dos mesmos erros; os silos e dependências que atrasam a velocidade da empresa; a falta de agilidade de planos anuais que rapidamente se tornam obsoletos.
Para Ricardo Parreira, na base destas preocupações está a contínua utilização de «técnicas de gestão do século XIX que assumiam o trabalho humano como repetitivo e linear, bem como o “management by objectives” do século XX, numa era em que o conhecimento muda tudo». Nestas técnicas incluem-se práticas frequentes na gestão de empresas, como a definição de planos anuais, a gestão por objectivos, a utilização de KPI e o command and control, entre outras. O resultado é a redução da agilidade, da autonomia e envolvimento dentro das empresas.
Para dar resposta a estes problemas, o CEO da PHC Software defende que as equipas de gestão se devem focar em duas áreas: o Business as Usual ou BAU (processo de entrega de um produto ou serviço) e a estratégia. No entanto, lembra que, segundo um estudo do MIT de 2019, 80% das estratégias falham. Em primeiro lugar, por causa do efeito “set and forget”, que não é mais do que o “esquecer da estratégia” ao longo do ano. O mesmo estudo refere que 87% dos colaboradores não consegue explicar a estratégia da empresa, e o mesmo se passa com os líderes (82%), com os directores (78%) e com a administração (49%).
Uma segunda razão para as estratégias falharem é o conceito de “top down”, em que a equipa de gestão define os objectivos para a empresa e os atribui às equipas. Isto significa que para os colaboradores, estes objectivos não são os seus e acabam por não ser mais do que um conjunto de tarefas a executar. Isto provoca silos e faz com que cada departamento tenha objectivos e timings diferentes, levando a pouco envolvimento, foco na acção e pouca experimentação.
A falta de foco é a terceira razão para as estratégias falharem, segundo este estudo do MIT. O facto de haver objectivos para tudo faz com que não se seja excelente em nada.
UMA GESTÃO POR OKR
Para mudar esta metodologia de gestão, a PHC lembra o seu propósito, “Better management for happier people”, e apresenta a introdução de OKR como solução para o envolvimento das equipas e a maximização de resultados. Ricardo Parreira considera que no que diz respeito ao “business as usual”, o ideal é continuar a geri-lo com KPI (key performance indicators), métricas que permitem saber se a empresa está ou não a entregar bem o seu produto ou serviço.
A grande mudança está nas estratégias, onde podem ser inseridos os OKR. Em termos simples, um OKR é «um objectivo ambicioso, algo que a empresa quer mudar ou para onde quer evoluir », explica Ricardo Parreira. Cada um destes OKR podem ter um ou mais Key Results, que consistem em «métricas que indicam o sucesso do objectivo». Estas métricas permitem que os objectivos não sejam ambíguos e tenham um significado rigorosamente igual para toda a organização. A cada Key Result correspondem as iniciativas, ou seja, os planos de acção que vão contribuir para a execução daquele OKR.
Um dos pontos mais interessantes da metodologia de gestão com base em OKR é o facto de ter um conceito de “top down & bottom up”, o que significa que os objectivos não são definidos exclusivamente por uma equipa directiva, mas pelos colaboradores. Como é que isto funciona? «A equipa de gestão irá definir os OKR estratégicos da empresa. Depois disso, cada equipa define os seus próprios objectivos. Assim, o “top down” define o caminho, e o “bottom up” define como percorrê-lo.» Para Ricardo Parreira, esta lógica terá como consequência um maior envolvimento dos colaboradores porque as equipas passam a ter os seus objectivos, criados por si, com base no seu contexto, e não um conjunto de directrizes vindas hierarquicamente de cima.
O terceiro ponto da metodologia de gestão por OKR é o acompanhamento. Nesta forma de gestão, é proposta a existência de check-ins, ou seja, breves reuniões regulares de 15 minutos, com uma periodicidade semanal, que permitem perceber o estado dos objectivos e dos Key Results. Isto fará com que os objectivos não sejam esquecidos a meio da execução do plano anual, deixando as equipas focadas em resultados e não em acções.
A aprendizagem é o quarto ponto desta metodologia, e surge sob a forma do debrief dos OKR em equipa e de acordo com boas práticas.
De acordo com um estudo da Deloitte de 2015, «nenhum factor tem mais impacto no engagement dos funcionários do que objectivos claros que são escritos e partilhados por todos». É nesta ideia que se baseia a gestão por OKR.
COMO COMEÇAR?
Ricardo Parreira considera que, apesar das vantagens, esta metodologia não pode ser aplicada de um dia para o outro e implica uma mudança de mentalidade. Para isso é preciso, antes de mais, estudar muito sobre a metodologia e a forma como os OKR se adaptam a todos os tipos de empresas. Depois, uma boa forma de começar a implementar é criar um projecto piloto, através da implementação num determinado departamento da empresa. Por exemplo, na equipa de gestão ou na equipa de um determinado produto. E depois, com o tempo, expandir para o resto da empresa.
Pedir ajuda é um outro passo importante, dado que existem diversas consultoras no mercado, especializadas e com experiência na sua implementação.
Para uma implementação com sucesso, a empresa tem que definir qual a sua missão a longo prazo, ou seja, a razão pela qual existe, onde está e para onde quer ir. Segue-se a definição de uma estratégia anual, que consiste nos objectivos para aquele espaço de tempo. E, para que esta estratégia se mantenha activa e presente em todos os momentos e em todos os colaboradores, é fundamental que, em espaços mais curtos, trimestralmente, por exemplo, sejam definidos OKR e sejam feitos check-ins para avaliar a progressão. Estes check-ins poderão levar à revisão dos OKR, mediante os resultados a cada momento.
COMO AJUDA A TECNOLOGIA?
Francisco Caselli explicou como a tecnologia pode ajudar na gestão de uma empresa com base na metodologia de OKR. O software da PHC para esta metodologia de gestão encontra-se dividido entre as duas áreas referidas anteriormente: “Business as usual” e “Estratégia”. Na primeira, continuam a ser utilizados KPI. Já na secção de “Estratégia”, são inseridos os OKR, os Key Results e as iniciativas dependentes de cada objectivo.
Através do software da PHC, é possível ter acesso a todos os OKR e Key Results e perceber a evolução de cada um, em cada momento. É fácil filtrar os objectivos por estados, de forma a ver só aqueles que exigem reacção, ou os que já foram concluídos, ou mesmo consultar as iniciativas que foram definidas para acelerar ou corrigir o progresso de um OKR. Numa só página, o gestor e os colaboradores conseguem ter uma visão global de tudo o que está a acontecer na empresa. Isto dá transparência à gestão, permite uma maior agilidade na tomada de decisão e contribui para o envolvimento das equipas. Para chegar a este estado, o software permite inserir OKR, associá-los a equipas, e registar Key Results e iniciativas. É também possível registar os check-ins periódicos.
Francisco Caselli conclui que com todos estes dados e a medição dos resultados, torna-se possível acompanhar mais facilmente a evolução da empresa, de cada equipa e de cada objectivo. Em suma, o software da PHC ajuda a definir as equipas, registar os OKR e iniciativas, acompanhar o BAU, fazer ckeck-ins e acompanhar na globalidade com dashboards e monitores.
CLAREZA ESTRATÉGICA
O evento da PHC contou com o testemunho de Antony Simões, Agile Expert na k21, que considera que «viemos de um mundo onde a metodologia de trabalho era mais orientada para tarefas lineares, quase mecânicas, e por isso fazia sentido verificar a eficiência». Este conceito de eficiência baseia-se em «como fazer as coisas da maneira certa e conquistar algum ganho operacional ». Com a evolução dos últimos anos, as características de trabalho tornaram-se muito mais criativas e não lineares. Mas existe um problema identificado por Antony Simões, que é o facto de algumas empresas e pessoas continuarem a fazer uma gestão do trabalho como se este ainda fosse linear e repetitivo. Hoje, faz mais sentido «ter uma gestão orientada a resultados de negócio, com impacto na vida das pessoas, e por isso gerenciamos com mais foco e eficácia. Mais importante do que a velocidade, é a direcção». A eficácia só existe com uma estratégia clara e difundida. «Os OKR têm como propósito dar esta clareza aos objectivos e torná-los mensuráveis. Desta forma, os colaboradores poderão ter um conjunto de inputs para tomar decisões sobre como entregar valor na direcção certa», explica o especialista da K21.
OBSTÁCULOS
Ricardo Parreia constata ainda que, no entanto, podem surgir obstáculos ao longo do caminho numa gestão por OKR. Um deles é definir como OKR todos os objectivos da organização. Este é um dos factores que podem fazer com que a metodologia falhe, dado que os OKR servem para manter o foco naquilo que se pretende mudar. O que está bem na empresa deve continuar a ser gerido através de métricas como os KPI, que continuam a ser importantes para o “Business as Usual”.
Outro obstáculo que deve ser contornado é a tentação dos gestores definirem os OKR das equipas. Não é assim que funciona esta metodologia e esse será o primeiro passo para novamente os colaboradores não sentirem os objectivos como seus e perder-se envolvimento.
O maior erro é aquele que Ricardo Parreira identifica como o Big Bang. «Esta é uma metodologia que implica uma mudança cultural, avanços e recuos. Se tentarmos envolver toda a organização de repente, podemos fazer com que as pessoas achem que isto não resulta, não por causa da metodologia, mas pela forma como foi implementada.» É por isso tão importante estudar o conceito e implementá-lo aos poucos, começando com um projecto piloto e só depois expandindo para o resto da organização.
Os ganhos de uma boa implementação? Impacto no negócio e nas pessoas.
Para mais informações e recursos, consultar phcsoftware.com/okr.
