Como comunicar com os colaboradores de forma eficaz?

Todas as organizações precisam de uma comunicação interna eficaz. Os colaboradores precisam de ter as informações necessárias para realizar bem as suas tarefas e também devem ter ferramentas à disposição para comunicar de forma eficaz com os colegas.

Todas as organizações precisam de uma comunicação interna eficaz. Mas nem todas as ferramentas o asseguram. Sabia, por exemplo, que, actualmente, o e-mail é um dos maiores assassinos de produtividade?! Cerca de 23% do tempo de um colaborador é gasto com eles. Saiba no que deve apostar.

Nas empresas de maior dimensão, assegurar que a mensagem que se quer transmitir chega a todos os colaboradores, de forma coesa e homogenea, mas, ao mesmo tempo, personalizada, pode ser um grande desafio.  Com isto em mente, a DeskAlerts, uma empresa de desenvolvimento software de comunicação interna, partilha nove dicas baseadas nas práticas de grandes organizações,  que vão ajudar a dar uma resposta eficaz a este desafio.

1.Ter uma estratégia de comunicação interna

Comunicar com milhares de pessoas sem uma estratégia não é eficaz. É necessário estabelecer para quem se vai comunicar, quando vai se comunicar, o que dizer, com que frequência se vão entregar mensagens-chave, quem vai dirigir a campanha de comunicação e que canais vão ser implementados para divulgar as suas mensagens.

Também são necessárias ferramentas de avaliação da estratégia, para saber se está a funcionar correctamente.

2. Repensar as ferramentas de comunicação interna

É provável que as grandes organizações tenham equipas com membros em diferentes escritórios, fusos horários, ou até mesmo colaboradores remotos, que precisam de colaborar em projectos e comunicar de maneira eficiente para fazer isso. Essas organizações têm de garantir que os seus colaboradores têm acesso a ferramentas de gestão de projectos, como aplicativos de mensagens, melhores funções de partilha de documentos e incentivo a mais uso de videoconferência.

3. Incentivar os funcionários a enviar menos e-mails

Actualmente, o e-mail é um dos maiores assassinos de produtividade. Cerca de 23% do tempo de um colaborador é gasto com eles. São muitos os emails recebidos por dia e alguns deles não são sequer abertos ou lidos. Este é, naturalmente, um problema para as comunicações internas. Algumas organizações já começaram a aplicar políticas de “zero emails internos”.

4. Fornecer soluções de partilha de conhecimento

De acordo com estatísticas da International Data Corp, as empresas da Fortune 500 perdem cerca de  28,09 bilhões de euros por ano por não partilharem o conhecimento de maneira eficaz. Estas empresas estão a investir em sistemas de gestão de conhecimento e a incentivar os seus colaboradores a usar mais a comunicação cara a cara para partilhar informações.

5. Apostar no digital

Pode ser surpreendente, mas, nos dias de hoje, ainda há muitas organizações, que insistem em fazer muitas funções usando sistemas baseados em papel por várias razões (não serem ágeis e não estarem dispostas a mudar).

Se as informações importantes da empresa para os colaboradores forem baseadas em papel, como políticas, procedimentos e manuais, não é tão fácil encontrar e partilhar, como seria se fossem adoptadas soluções digitais. Uma pesquisa da McKinsey mostra que muitas empresas chegam mesmo a perder até metade de sua receita anual e um terço do crescimento de seus lucros para concorrentes que adoptam a tecnologia digital.

6. Apostar em redes sociais corporativas

As plataformas de redes sociais corporativas, funcionam como as redes sociais tradicionais, mas são usados ​​para que os colaboradores de uma organização possam partilhar informações com os colegas. As ferramentas incluem o feed de notícias do Facebook Workplace, Yammer, Slack e SharePoint.

7. Integração de branding e storytelling de comunicações internas e externas

As organizações experientes mantêm o mesmo registo, quer estejam a comunicar com colaboradores ou com clientes. Além disso, os colaboradores devem sempre ouvir as notícias importantes, antes de serem divulgadas ao público em geral.

8. Usar o vídeo de forma mais eficaz

Além da videoconferência ser uma melhor opção do que os e-mails, o vídeo pode também pode ajudar a promover a comunicação interna.

Por exemplo, os Hosting webinars (seminários pela internet), em que os colaboradores podem participar e ouvir as mesmas informações, ao mesmo tempo, são uma excelente forma de garantir a consistência no envio de mensagens e na partilha de informações em toda a organização.

Usar vídeo para gravar eventos ou reuniões e torná-los acessíveis é outra maneira de melhorar a partilha de informações. Esta não é apenas uma óptima ferramenta de comunicação interna, mas pode ser usada como ferramenta de aprendizagem e desenvolvimento, além de tornar as reuniões mais transparentes.

9. Não ter medo de inovar

Se os métodos tradicionais de comunicação não resultam, é importante pensar fora da caixa e experimentar algo novo. Procurar e investir em novas soluções de comunicação interna ajuda as organizações a serem ágeis.

Fonte: Human Resources