Por Luís Pereira, Diretor de Projetos da Opensoft
É uma pergunta simples. E é precisamente por isso que poucas organizações a fazem com a seriedade que merece.
As decisões tecnológicas têm uma característica particular: são tomadas num momento concreto, para responder a necessidades específicas, mas os seus efeitos prolongam-se muito além desse momento. Um sistema implementado há cinco anos foi pensado para um contexto que, em muitos casos, já não existe. Os processos que o suportam foram desenhados para uma realidade que, entretanto, mudou. E a organização que os utiliza é, quase certamente, diferente daquela que os escolheu.
O problema não está em ter feito escolhas no passado. Está em não as rever ao longo do tempo.
Muitas organizações assentam hoje sobre uma estrutura tecnológica que foi crescendo à medida das necessidades, onde cada nova exigência gerou uma solução imediata que se foi sedimentando sobre o que já existia, sem que ninguém parasse para questionar o todo. O resultado é uma infraestrutura que funciona, mas que consome mais energia do que deveria, limita mais do que permite e resiste mais do que facilita. É tecnologia que sobreviveu ao tempo, mas que perdeu o alinhamento com o contexto organizacional atual e a evolução do mercado..
Este desajuste raramente é abrupto ou visível. Não há um momento único de rutura, como um sistema que colapsa ou um processo que falha de forma irreparável. O que existe é uma erosão gradual da capacidade de resposta. Decisões que demoram mais do que deveriam porque os dados não estão onde precisam de estar, processos que exigem mais passos do que o necessário porque foram desenhados para outras realidades, equipas que contornam os sistemas que têm porque estes não acompanharam o seu modo de trabalhar. É neste espaço invisível entre o que a tecnologia permite e o que a organização precisa que se instala a ineficiência operacional.
O desafio é que este espaço é difícil de medir, não aparece num relatório de resultados, não tem um responsável direto, e é precisamente por isso que tende a ser ignorado até ao momento em que já não pode ser.
A revisão contínua das decisões tecnológicas não é um luxo reservado às grandes organizações com recursos abundantes. É uma prática de gestão que qualquer organização pode e deve incorporar. Não se trata de mudar por mudar, nem de perseguir a inovação pelo simples facto de inovar, trata-se de garantir que o que existe ainda está alinhado com os objetivos estratégicos atuais e com as exigências do ambiente em que se opera.
Na prática, isto implica criar momentos estruturados de avaliação dos sistemas existentes, com critérios claros de desempenho, custo e relevância para o negócio, em vez de depender apenas de revisões reativas motivadas por falhas ou crises. Para isso é necessário estabelecer práticas de avaliação contínua que não dependam de uma crise para serem acionadas.
As organizações que desenvolvem esta capacidade têm uma vantagem que vai além da tecnologia em si, têm uma cultura de questionamento que as torna mais ágeis, mais conscientes das suas limitações e mais capazes de antecipar o que precisa de mudar antes de ser tarde.
A tecnologia que escolhemos ontem foi, na maioria dos casos, a melhor escolha possível naquele momento. A questão é se continua a sê-lo hoje. E se a resposta for não, a pergunta seguinte é simples: quanto tempo mais nos podemos dar ao luxo de esperar antes de agir?
