O poder da análise preditiva para o crescimento empresarial

Por Álvaro Dexeus, Head of Southern Europe da Pleo

Num clima económico instável, como aquele que atualmente atravessamos, as equipas financeiras das empresas têm a tarefa hercúlea de tentar fazer conjeturas. Fazer previsões e prognósticos no mundo financeiro num período tão imprevisível é, no mínimo, difícil. E, tendo em consideração o que aconteceu nos últimos 18 meses, o futuro é uma total incerteza.

Compreensivelmente, este cenário provocou um nível elevado de ansiedade nas equipas financeiras, sobre o que poderá exatamente acontecer nos próximos 6, 12 ou 18 meses. Originou ainda um sentimento de falta de preparação por parte das empresas, como a nossa recente investigação demonstrou, em que apenas 41% se consideram preparadas para a recessão.

Aliado está o facto de o papel do diretor financeiro estar a tornar-se cada vez mais complexo, com 98% a afirmar que mudou no atual clima económico. Quer seja exigido aos diretores financeiros que tragam a sua visão estratégica para as operações, que façam a gestão das equipas jurídicas e de compliance ou que decidam quanto gastar em marketing, é evidente que está a provocar um aumento do nível de pressão e de procura pela função.

Tendo em conta que as equipas financeiras passam cerca de um quarto do seu tempo a fazer previsões, é necessário fazer mais para capacitar estas equipas, para desempenharem o seu papel de forma eficiente e ajudarem a orientar as decisões empresariais no processo. Uma área de foco para os líderes empresariais deve ser, por isso, a análise preditiva.

Com as equipas financeiras sob pressão devido aos elevados níveis de incerteza, as empresas não estão propriamente a ajudar-se a si próprias com processos morosos e desatualizados e com estruturas complicadas de equipas. No entanto, a análise preditiva pode ser um verdadeiro fator de mudança, uma vez que dá à equipa financeira uma maior capacidade para prever o futuro.

Uma das principais formas de a análise preditiva aliviar a pressão sobre as equipas financeiras, é a forma como as ajuda a prever os resultados com maior precisão, expondo riscos e oportunidades que, de outra forma, poderiam escapar à sua atenção – iluminando os pontos difíceis de alcançar das suas finanças atuais e futuras. Isto não só ajuda as empresas a otimizarem a sua gestão de risco, mas também a responder com rapidez a imprevistos.

Com a capacidade de analisar rapidamente grandes quantidades de dados, e identificar tendências e padrões que poderiam passar despercebidos à equipa financeira, num mundo de condições de negócio e comerciais em constante e rápida mudança, as ferramentas de análise preditiva são um investimento muito útil e válido. No entanto, é necessária uma base de dados financeiros para suportar esta configuração.

Antes de se iniciar na análise preditiva, é crucial que se crie primeiro o ambiente certo para registar dados de qualidade em toda a empresa. Qualquer configuração preditiva só será tão eficaz quanto os dados que sejam colocados – por isso, esta é uma fase em que vale a pena despender tempo e investimento.

Essencialmente, é necessário ter uma boa visão geral de três coisas – quanto está a ser gasto, onde se está a ganhar dinheiro e se existe um caminho para a rentabilidade. As análises são poderosas porque permitem que a equipa financeira tenha diferentes níveis de pesquisa de contas, forneça análises de contenção, planeamento de diferentes cenários potenciais e muito mais.

Idealmente, poder-se-á analisar as despesas dentro da ferramenta. Por exemplo, em que é que a equipa tem gasto? Está a gastar em viagens, entretenimento ou subscrições? As respostas a estas questões podem revelar fornecedores que se desconhecia anteriormente ou relembrar quando se deve considerar negociar a renovação de contratos.

Em primeiro lugar, tudo isto pode parecer um exagero, no entanto, uma boa gestão financeira começa por proporcionar uma boa visibilidade financeira. Quanto maior visibilidade existir, maior será a capacidade de educar a empresa e tomar melhores decisões. Confiança e controlo não são mutuamente exclusivos – no que diz respeito à empresa, é necessário garantir que existem diretrizes claras em matéria de despesas, sem restringir a liberdade de flexibilidade dos colaboradores. Poderão ser introduzidos limites de despesas personalizáveis, aprovações a vários níveis e limites flexíveis de revisão, como formas de personalizar o sistema de gestão de despesas, e de obter o nível de controlo pretendido.

Em segundo lugar, poder-se-á pensar que este nível elevado de análise de dados poderá representar mais horas à já preenchida agenda da equipa financeira. Contudo, a vantagem de uma boa configuração de dados é que a equipa não precisa de gastar tempo extra a captar estes dados – os detalhes são captados como parte do processo de gestão de despesas. O objetivo aqui é criar um sistema em que os dados possam ser facilmente carregados pelos colaboradores, para criar um ambiente de dados partilhado que seja facilmente pesquisável pela equipa financeira. Com isto serão criados, de forma fácil e em tempo real, relatórios e indicadores para as previsões e orçamentos futuros.

Investir na análise de dados não só dará uma supervisão robusta das despesas atuais, como também indicará tendências de despesas futuras. É certo que exigirá um pouco de gestão de processos e de um investimento inicial em software, mas a recompensa surgirá com o crescimento da empresa e, consequentemente, do impacto positivo na economia.