Controlo de custos inteligente: diminua custos de forma sustentável
Por João Costa, Country Manager da Expense Reduction Analysts
Apesar de muitos fatores estarem a estabilizar, as taxas Euribor continuam a subir e a incerteza ainda paira no ar. Todos nos tentamos adaptar e as empresas não são exceção. A ordem é cortar custos para reduzir a despesa, mas será assim tão linear? Para garantir a sobrevivência, os líderes devem manter as necessidades dos clientes satisfeitas, garantir a produtividade dos funcionários e lidar com a imprevisibilidade da oferta e da procura, mas, acima de tudo, dos custos. Com tantas frentes ativas, parece quase impossível controlar a despesa.
É comum que as decisões que têm em vista uma maior flexibilidade financeira sejam tomadas a curto prazo, tal como em períodos de crescimento é natural que o investimento aumente, e consequentemente, os custos. No entanto, reduzir de imediato os custos, no curto prazo, pode trazer efeitos negativos a longo prazo. Para mudar para um controlo de custos sustentável e duradouro, recomenda-se, por isso, uma análise cuidada, uma abordagem cautelosa e uma observação que vá além do imediato. Estas alterações devem ser incorporadas na cultura da empresa, diminuindo o desperdício e aumentando a eficiência, para que novas oportunidades surjam.
Apesar de ter alguns anos, o estudo “Despesas Gerais e Administrativas” da consultora McKinsey traduz como é difícil manter uma estratégia de controlo de custos a longo prazo. Embora todas as 1.200 empresas do índice Standard & Poor’s tenham conseguido reduzir custos no imediato, apenas 25% conseguiu manter estes resultados por quatro anos. Os números diminuem ainda mais após esse limite, já que apenas 62 de 238 empresas analisadas conseguiram manter resultados positivos.
Se não se for diretamente à fonte, a probabilidade de voltar a hábitos antigos aumenta. Por isso relembro a importância de se fazer uma análise cuidada e incorporar as novas práticas na cultura da empresa, para garantir uma redução de custos sustentável, duradoura e a longo prazo.
Conseguir controlar custos de forma eficiente não é um segredo. Cada empresa é única devido a fatores como a dimensão que apresenta, o setor em que opera, a faturação que atinge, entre outros, que fazem com que cada uma tenha as suas particularidades e desafios. É, por isso, essencial adaptar as estratégias de controlo de custos caso a caso e não adotar uma medida one size fits all. No entanto, há linhas de atuação comuns, consideradas boas práticas, que ajudam a aumentar a probabilidade de sucesso na redução de custos a longo prazo.
Pode parecer contraditório, mas é importante não ter medo de arriscar durante os períodos de incerteza, sendo que arriscar não é agir sem pensar. Há que definir métricas SMART (específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais), para ir medido o sucesso das medidas tomadas. O sucesso a longo prazo vai depender da estratégia ser aceite e incorporada por todos os colaboradores – afinal de contas, serão eles a dar-lhe um maior contributo no dia-a-dia. E não basta comunicar-lhes as alterações, é importante que façam parte da definição da estratégia e que tenham as ferramentas necessárias para manter a eficiência e a produtividade. Assim, o objetivo passa a ser de todos e não apenas da empresa.
Sendo o envolvimento de todos essencial, o exemplo deve vir de cima, a partir dos gestores e camadas superiores. Se o topo da hierarquia não estiver comprometido, dificilmente os restantes colaboradores se irão envolver. Apenas os atos podem passar credibilidade e confiança na estratégia adotada.