Sabe o que deve ter em conta numa viagem de negócios?
6 sugestões essenciais que deve conhecer se está prestes a embarcar numa viagem de trabalho, para que tudo corra sem percalços.
Existem vários pontos a ter em consideração na marcação de viagens, algumas óbvias como a antecedência com que é planeada. Quanto mais depressa tivermos a certeza de que a viagem se vai concretizar em determinada data e local, mais depressa a podemos reservar com a devida antecedência e assim garantir não só possíveis tarifas promocionais como lugar nos aviões e nos horários pretendidos. No entanto, a Globalis, agência de viagens corporativas, deixa-nos outros pontos fulcrais, que promovem o sucesso de uma viagem de negócios.
1. Opte por fazer uma reserva integrada
Uma das coisas mais importantes quando marca uma viagem é tratá-la como um todo, num processo integrado com uma agência de viagens. Além de ter apenas um único interlocutor durante todo o processo – o que resultará também numa única fatura a receber para efeitos de pagamento -, estará a garantir um serviço de assistência de 24h por dia que pode dar todo o suporte nos itens adjudicados. Sempre que precisar de fazer alguma alteração ou obter informações adicionais não precisará de contactar primeiro a companhia aérea, depois o hotel, seguindo-se o transfer, uma vez que está tudo centralizado na sua agência.
2. Tenha em atenção o âmbito da viagem
Quer vá numa viagem de negócios à sua sucursal ou a um cliente numa certa cidade, tem de perceber se deseja ficar próximo desse local ou, por outro lado, mais cómodo no centro da cidade. Pode preferir ficar próximo do escritório caso precise de lá ir mais do que uma vez, porém, se apenas lá for de passagem, pode optar por ficar numa zona mais central com acesso a transportes públicos ou restaurantes. Isto é importante também aquando da escolha do hotel. Pode optar por um com o Wi-Fi gratuito ou incluído no pacote, ou até mesmo uma área business – geralmente equipada com impressoras, fotocopiadoras e preparada para a realização de videoconferências – caso a sua intenção seja trabalhar no mesmo.
3. Não descure os detalhes do destino
E por detalhes referimo-nos não só à documentação necessária para viajar – cartão de cidadão, passaporte, vistos, vacinas – mas também ao idioma do destino ou o tipo de moeda utilizada. Há que tentar perceber se vai existir alguma dificuldade na comunicação com as entidades locais, seja a chamar um táxi ou a ver a conta no restaurante. Deve ter também atenção às regras e à cultura do país de destino, para que saiba o que pode ou não fazer de forma a não ofender os locais ou até evitar problemas com as autoridades.
4. Antecipe os problemas antes de lhe criarem percalços
Tenha em conta as previsões climatéricas, acontecimentos e eventos que poderão acontecer no destino no momento da sua viagem. Quanto ao clima, poderá sofrer de certos transtornos caso não leve a indumentária adequada. Já no que diz respeito a eventos, deve estar atento a períodos de eleições ou pré-eleições, que poderão causar alguma entropia em termos de deslocação – pode até apanhar greves ou estradas cortadas. Tente também ter atenção a factores que possam influenciar pela negativa o seu embarque e desembarque no avião, como questões mais apertadas de segurança devido a visitas de grandes entidades aos destinos – é por isso essencial que chegue sempre ao aeroporto no mínimo 2h30 antes do voo.
5. Opte por voos directos e evite a bagagem de porão
Uma viagem de negócios dura, em média, entre 24h a 72h. Se a probabilidade da bagagem de porão se perder já é alguma, se for em voos com escalas esta duplica. Por vezes apanhar um voo directo custa apenas mais 20, 30 ou 40 euros, permitindo-lhe poupar em tempo e ganhar em conforto e descanso. Mesmo assim, opte por evitar a bagagem de porão ou, caso não seja possível, faça-se acompanhar por uma pequena mala com os essenciais de viagem como roupa interior, produtos de higiene, um agasalho caso necessário e um segundo par de sapatos.
6. Verifique todas as informações enviadas pela agência de viagem
Com a troca de emails para a marcação da viagem e por vezes alterações de planos, convém sempre fazer um doublecheck no final. Verifique a documentação que a sua agência lhe preparou e confirme se está tudo correcto com base no pedido e fique a saber todos os detalhes da viagem. Nesta documentação, que pode levar na viagem impressa ou em formato digital, tem todos os contactos dos fornecedores dos serviços que utilizará e que podem ser úteis caso o seu voo atrase e apenas consiga chegar ao hotel no dia seguinte, por exemplo – claro que, nestes casos, poderá também sempre contactar a agência e pedir a alteração.