Reunião de 15 minutos é possível? Sim, saiba como

Algumas empresas estão a cortar o tempo das reuniões para apenas 15 minutos através do envio de informações antecipadamente, da redução do número de participantes e da utilização de uma organização mais rápida e eficaz da comunicação.

Szafranski, CEO da Prezi, um software em computação feito em HTML5, já veio defender uma tecnologia importante que permite aos executivos poderem adicionar animações a apresentações de vídeo em reuniões. Este mecanismo ajuda os clientes na redução do tempo de reuniões ao vivo para 15 minutos.

O CEO tem algumas dicas para os clientes, inclusive realizar partes da reunião com antecedência e enviadas por e-mail para que quando a reunião comece metade do trabalho já esteja feito de uma forma eficiente. Outra forma de conseguir encurtar estas reuniões é gravar um vídeo curto para explicar o ponto e as decisões que precisam de ser tomadas. Isso faz com que o anfitrião se concentre.

Segundo Szafranski: “Ao enviar algo antes do tempo sobre a reunião, quem assistir já está a pensar no conteúdo da mesma”.

Ao mesmo tempo, e a comprovar este “mecanismo dos 15 minutos”, está um estudo da Microsoft sobre ondas cerebrais que mostrou que as reuniões de meia hora, consecutivas, aumentaram o stress nos participantes. A empresa já reduziu os padrões de duração do outlook ao longo do ano de 2021.