Os 8 hábitos e as ferramentas tecnológicas para atingir a produtividade

Ser produtivo não é apenas uma questão de trabalhar mais, mas sim de trabalhar de forma inteligente. As pessoas que são extremamente produtivas não apenas gerem o seu tempo de forma eficaz, mas também cultivam hábitos que as ajudam a alcançar os seus objetivos de maneira consistente. Aqui estão os 8 hábitos essenciais que podem revolucionar a sua produtividade e impulsionar o sucesso da sua empresa:

Hábito 1

Eliminar o que não é importante (e concentrar-se no que é importante)

Uma das chaves para a produtividade é saber priorizar. Identifique as tarefas e atividades que realmente importam e concentre a sua energia nelas. Aprenda a dizer não ao que não contribui para os seus objetivos principais.

Hábito 2

Trabalhar nos 80/20 (os 20% de tarefas que têm mais impacto)

O princípio de Pareto, também conhecido como a regra dos 80/20, sugere que 80% dos resultados vêm de 20% dos esforços. Identifique e concentre-se nas tarefas que têm o maior impacto nos seus objetivos.

Hábito 3

Faça pausas estratégicas (rejuvenesça para percorrer o caminho mais longo que tem pela frente)

Descansar não é desperdício de tempo, é uma estratégia para melhorar o desempenho. Faça pausas regulares para recarregar a sua energia e manter a sua mente fresca e focada.

Hábito 4

Remova as distrações (coisas que limitam a sua produtividade)

Identifique e elimine as distrações que estão a prejudicar o seu progresso. Isso pode incluir redes sociais, notificações de telemóvel ou até mesmo colegas de trabalho que interrompem o seu raciocínio constantemente.

Hábito 5

Definir um calendário (para se concentrar no que precisa ser feito)

Um calendário bem organizado pode ser uma ferramenta poderosa para manter o foco e a disciplina. Estabeleça prazos realistas para as suas tarefas e comprometa-se a cumpri-los.

Hábito 6

Crie o seu ambiente de fluxo (um espaço que o inspire plenamente)

Encontre ou crie um ambiente de trabalho que o ajude a entrar no estado de fluxo, onde a sua produtividade e criatividade atingem o pico. Isso pode incluir música ambiente ou até mesmo iluminação adequada.

Hábito 7

Utilize “time pockets” (aproveite cada minuto da melhor forma possível)

Aproveite ao máximo os intervalos curtos de tempo entre compromissos ou atividades. Use-os para realizar tarefas menores ou dar passos rápidos em projetos maiores.

Hábito 8 

Automatize (utilize a tecnologia sempre que puder)

A tecnologia pode ser uma aliada poderosa na procura pela produtividade. Automatize tarefas repetitivas, use aplicações e ferramentas que simplifiquem processos e libertem tempo para atividades mais importantes.

Relacionar estes hábitos com as tecnologias modernas podem potencializar ainda mais a sua produtividade. Aplicações de gestão de tempo, como o Trello, o Asana ou o Notion podem ajudá-lo a organizar as suas tarefas e manter o foco. Por outro lado, a Microsoft é um dos softwares mais disseminados entre as empresas portuguesas e também oferece muitas ferramentas que tentam promover a produtividade como por exemplo:

Microsoft To do na qual permite criar listas de afazeres, atribuir prioridades, definir lembretes e acompanhar o progresso das atividades.

Microsoft Planner, uma ferramenta de gestão de projetos que permite criar quadros Kanban, atribuir tarefas a membros da equipa, definir prazos e monitorizar o progresso do projeto de forma visual e colaborativa.

Microsoft Power Automate: Anteriormente conhecido como Microsoft Flow, o Power Automate é uma plataforma de automação de fluxo de trabalho que permite integrar diferentes aplicações e serviços da Microsoft, bem como de terceiros, para automatizar tarefas e processos rotineiros.

Como parceira da Microsoft, a Inodev possui o conhecimento e a expertise necessários para ajudar a sua empresa a aproveitar ao máximo as ferramentas e aplicações mencionados acima. Podemos auxiliar na implementação de soluções personalizadas através da automação de processos internos, garantindo maior eficiência e produtividade em todas as áreas do seu negócio. Além disso, promovemos a utilização de ambientes comuns de dados, que permitem uma colaboração mais eficaz entre os vários departamentos da empresa, com a informação centralizada e acessível a todos os colaboradores.

Entre em contato connosco e descubra como podemos ajudar a sua empresa a alcançar novos níveis de produtividade recorrendo à tecnologia.

Fontes:
Covey, S. R. (2004). The 8th habit / Buch. Free Press.

Duhigg, C. (2018). A Força do Hábito. Leya.