Opinião: Digitalização da empresa? Comecemos pelo básico…

Por: Nicole Fortunato

Advogada associada da Cuatrecasas

São dezenas (se não centenas) de contratos de clientes ou fornecedores, todos com pelo menos duas versões que se têm de separar, colocar em envelopes e enviar por correio. Depois, alguém fica responsável por garantir o seu regresso à empresa, devidamente assinado. Em média, é um processo que pode levar semanas a ficar concluído. E, não raras vezes, perdem-se contratos, ou executam-se serviços sem qualquer documento assinado.

O administrador precisa de assinar a ata, mas reside na Holanda. É preciso enviar o livro de atas por correio registado e esperar que ele não se extravie pelo caminho. Isto acontece várias vezes durante o ano.

As situações que descrevo são exemplos muito práticos que podem beneficiar e muito de um processo de digitalização muito simples: a assinatura eletrónica.

A assinatura eletrónica tem enquadramento legal em Portugal desde 1999. E, desde 2014, que um Regulamento Europeu assegura alguma uniformidade de critérios no seu valor probatório, quando legalmente admitida.

No entanto, as organizações – em particular o setor privado – continua a ter algumas resistências na sua implementação. Desconhecimento? Prudência legal? Desnecessidade? Não são claros os motivos, mas é certo que os tempos excecionais de confinamento e de expressivo crescimento do teletrabalho que vivemos fizeram muitas organizações voltar a olhar para o tema com outros olhos.

Mas vamos à base: a assinatura serve exatamente para quê?

Para identificar alguém e mostrar a sua concordância com determinado facto, objeto ou conteúdo, devendo consistir num sinal distintivo e único por parte do autor, pelo qual a pessoa se torna identificável perante os outros, e que certifique indubitavelmente a sua vontade. Seja autógrafa ou eletrónica, a assinatura tem de preencher estes requisitos.

As assinaturas eletrónicas podem ser, por ordem crescente do seu valor probatório, de três tipos: simples, avançada ou certificada (habitualmente, a digital). A assinatura eletrónica simples (ex.: assinatura de email sem certificado) falha pelo facto de poder ser facilmente alterada e não estar sob o controlo exclusivo do seu signatário, não se relevando, por isso, uma ferramenta de grande utilidade para assinar documentos sobre os quais se pretenda garantir valor legal.

A assinatura eletrónica certificada obriga o signatário a possuir um certificado digital que previamente já verificou de forma inequívoca a sua identidade (ex.: chave móvel digital), pelo que é, sem dúvida, o documento que oferece maiores garantias em termos de valor probatório. Mas o facto de exigir um procedimento prévio de certificação da identidade do signatário torna-o pouco prático para adoção pelas empresas nas suas várias operações (em determinados contextos, será difícil garantir que todos os fornecedores, por exemplo, estejam em condições de assinar digitalmente).

Sobra-nos a assinatura eletrónica avançada que identifica de forma unívoca o titular como autor do documento, a sua aposição ao documento depende apenas da vontade do titular, é criada com meios que o titular pode manter sob seu controlo exclusivo e a sua conexão com o documento permite detetar toda e qualquer alteração superveniente do conteúdo deste. Mas a identificação do titular é feita por outros meios que não utilizam a certificação digital.

Então, é uma alternativa? Quando não seja viável no contexto da organização adotar a assinatura digital, sem dúvida. Primeiro, porque a assinatura eletrónica avançada é apreciada nos termos gerais de direito, ou seja, em princípio terá exatamente o mesmo valor probatório da assinatura autógrafa sem qualquer reconhecimento (as tais que se pedem por correio). Depois, porque atualmente os prestadores de serviços de confiança utilizam fatores de autenticação cada vez mais seguros e robustos na prova de identidade do signatário (designadamente por via da dupla autenticação). E, no limite, sempre se poderá dizer que a perícia que se tenha de realizar sobre uma assinatura eletrónica avançada é muito mais objetiva do que a perícia sobre uma eventual assinatura autógrafa.

Além disso, os benefícios operacionais são evidentes: traz uma enorme rapidez aos processos de assinatura, designadamente em departamentos onde os processos de recolha de assinatura são muitas vezes massivos e repetitivos, como seja, o purchasing, a gestão de recursos humanos e a gestão societária. E não são benefícios apenas para grandes empresas: as estruturas mais pequenas beneficiam igualmente da simplificação e rapidez com que este processo garante uma assinatura em diversos domínios.

Ou seja, numa análise de risco/benefício, e se olharmos não apenas para as prudências legais, mas para o contexto global de cada organização, parece-me que a assinatura eletrónica é um investimento a considerar, mesmo que nalguns casos não seja possível optar pela assinatura digital. Claro está que deve ser analisado de um ponto de vista legal o contexto operativo da empresa e o tipo de documentos que se pretende assinar para verificação da sua admissibilidade legal e adoção de medidas que acresçam segurança ao valor probatório deste tipo de assinatura.

Se há resistências no mercado? Claro que sim. Bancos, seguradoras e outras entidades altamente reguladas podem mostrar maior resistência na adesão a este tipo de sistemas, mesmo no caso da assinatura digital. Mas já todos percebemos que a digitalização é uma corrente demasiado forte para nadar contra ela, e será uma questão de tempo até que mesmo os setores mais tradicionais tenham de se “digitalizar”, podendo ser até um fator de sobrevivência futura no seu mercado.