5 dicas para uma gestão mais eficiente das PME

Muitas vezes os empresários não dedicam tempo e atenção suficientes a analisar a saúde financeira da sua empresa. Veja como acelerar o crescimento do negócio, alavancar investimentos futuros e o desempenho financeiro.

Por Sofia Ribeiro, Product Owner do JASMIN, software de gestão online da Primavera BSS

Todos sabemos que a tesouraria é essencial para garantir o bom funcionamento de uma empresa. Afinal, um controlo eficaz poderá ajudar a identificar problemas existentes na empresa, bem como auxiliar nas decisões que envolvem financiamentos e investimentos. No entanto, apesar da sua importância, muitas vezes os empresários não dedicam tempo e atenção suficientes a analisar a saúde financeira da sua empresa.

Ao negligenciar a gestão de tesouraria, desaceleram o crescimento do negócio, prejudicam os investimentos futuros e afectam negativamente o desempenho financeiro. Para impedir que as empresas sofram os impactos negativos dos processos de tesouraria desorganizados e ineficientes, é importante definir uma estratégia e socorrer-se das ferramentas que permitam fazer um controlo diário da situação financeira.

É verdade que controlar e gerir a tesouraria não é fácil e por esse motivo é importante investir em tecnologia, mas atenção! Não pode ser qualquer uma. Tenha a certeza de que a tecnologia escolhida garante algumas funcionalidades-chave, como por exemplo:

1. Pagamentos online
Os pagamentos manuais já se tornaram coisa do passado. À medida que vão surgindo alternativas muito mais rápidas e práticas, os jovens gestores optam pela agilidade. Por isso, na hora de escolher a tecnologia certa para ajudar a gerir a tesouraria, garanta que o sistema disponibiliza pagamentos online via Stripe, Paypal, Cartão de Crédito ou Referências de Multibanco, e que gera de imediato o respectivo recibo. Dessa forma estará a acelerar o prazo dos recebimentos e criar as bases para uma tesouraria mais sólida.

2. Avisos de vencimento
Fazer cobranças é uma tarefa muito desconfortável para todos os envolvidos. Se o serviço foi concluído e o cliente está satisfeito, não deveria ser necessário fazer um esforço extra para o lembrar que tem de pagar. Neste caso, os avisos de vencimento são uma boa forma de recordar os seus clientes de pagamentos que ainda estão pendentes. Já existe software de gestão que integra com aplicações de envio automático de lembretes de pagamento aos seus via email, SMS, chamadas de voz, WhatsApp ou cartas postais. As mensagens são totalmente personalizáveis e pode escolher como as prefere enviar.

3. Dashboard & KPIs
A gestão das necessidades de tesouraria é uma actividade de grande responsabilidade. Analisar e interpretar todos os dados é uma tarefa complexa e demorada, sobretudo quando se recorre a relatórios manuais e extensos. Porém, hoje já não se justifica esse esforço. Há soluções que permitem dedicar mais tempo a analisar os dados do que a prepará-los. Opte por uma solução que apresente toda a informação relevante num dashboard simples e intuitivo, onde acompanha em tempo real a performance financeira e o estado de evolução dos KPIs.

4. Fluxo de caixa e tesouraria previsional
O fluxo de caixa é um indicador fundamental para avaliar a saúde financeira do negócio, e é precisamente o grande desafio dos empreendedores. Caso o fluxo de caixa não seja devidamente controlado, a empresa corre riscos de liquidez e pode mesmo falhar com as suas obrigações financeiras. Por esse motivo, manter o fluxo de caixa sob controlo e sempre positivo é essencial. Para que tal aconteça, é essencial ter um sistema que permita não só acompanhar facilmente todas as movimentações financeiras, como obter previsões semanais e mensais. Assim, estará preparado para todos os desafios e poderá antecipar eventuais problemas financeiros.

5. Controlo dos movimentos de caixa e bancos
Para evitar surpresas desagradáveis, é importante que os movimentos de tesouraria estejam sempre actualizados. Um sistema de gestão que registe automaticamente todos os movimentos financeiros durante os processos de cobranças e pagamentos, e reflicta os valores do extrato bancário, é vital. O descontrolo da tesouraria é a principal razão para a falência dos pequenos negócios. Sem o apoio de um sistema de gestão que simplifique o processo, suporte as operações e permita ter uma previsão dos fluxos financeiros, garantir a sustentabilidade financeira é cada vez mais difícil.