Nos últimos anos, as empresas têm vindo a automatizar cada vez mais os seus processos financeiros, utilizando ferramentas digitais para controlar despesas e faturação. No entanto, muitas soluções existentes estão desatualizadas ou fragmentadas, dificultando a visibilidade e o acompanhamento preciso das informações financeiras.
Especialistas alertam que, se as organizações não acompanharem as novas tendências na gestão de viagens e despesas, correm o risco de perder controlo dos custos e enfrentar riscos financeiros inesperados. Eis as três principais tendências que podem impactar o equilíbrio das contas empresariais, de acordo coma SAP:
- Mudança nos hábitos de despesas dos colaboradores
Os colaboradores assumem cada vez mais autonomia na gestão das suas despesas, incluindo reservas de viagens e utilização dos cartões empresariais para diversas compras. Esta descentralização cria silos de informação desconectados, complicando a previsão financeira e a orçamentação. A adoção de sistemas automatizados e integrados, acessíveis via cloud e dispositivos móveis, é crucial para garantir conformidade, transparência e controlo dos gastos. - Leis e regulamentos fiscais cada vez mais dinâmicos
Com regras fiscais em constante mudança, especialmente para empresas internacionais, manter-se atualizado e cumprir a legislação é um desafio crescente. Além das multas, as empresas perdem milhões devido a recibos mal classificados ou omitidos, segundo o relatório SAP Concur Business Spend Insights. A integração dos sistemas de gestão de despesas e faturação pode ajudar a melhorar a qualidade dos dados, fortalecer a auditoria interna e identificar riscos atempadamente. - A transformação digital como imperativo estratégico
Avanços tecnológicos como inteligência artificial, machine learning e serviços móveis exigem uma renovação dos processos financeiros para aumentar a produtividade e agregar valor ao negócio. Empresas que continuam a usar sistemas obsoletos perdem tempo com tarefas administrativas que poderiam ser automatizadas, reduzindo a eficácia da tomada de decisão. A modernização permite maior visibilidade, otimização dos pagamentos e suporte nas negociações contratuais, além de reduzir riscos operacionais e financeiros.
A digitalização dos processos financeiros não só otimiza o trabalho das equipas como também promove a satisfação dos colaboradores, que esperam hoje experiências semelhantes às do consumidor. Segundo a Gartner, a automação pode poupar até 13 horas semanais às equipas financeiras em tarefas relacionadas com viagens e despesas.
A conclusão é clara: investir na transformação digital e na atualização dos sistemas financeiros é fundamental para que as empresas mantenham a competitividade, minimizem riscos e preparem-se para o futuro.
