Vamos ajudá-lo a organizar melhor o seu tempo no trabalho

Defina os seus objetivos

Trabalhar sem um objetivo definido poderá ser contraproducente, dado que não haverá uma seleção das tarefas que têm mesmo de ser feitas e aquelas que pode delegar ou mesmo dispensar. Envolva-se naquelas tarefas que dão suporte ao negócio no âmbito das suas funções, a curto ou a longo prazo. O plano do seu dia de trabalho deve basear-se nas atividades que diretamente geram retorno e fazem o seu negócio crescer.

Saiba dizer “não”

… mas não o diga pelos motivos errados. Isto significa que deve medir a importância das tarefas que tem em mãos e das novas que estão a chegar. Se tiver de recusar uma tarefa para conseguir concluir uma outra, verdadeiramente importante e urgente, não hesite em dizer “não”. No entanto, não caia na tentação de dizer “não” a uma tarefa apenas porque não lhe agrada.

Estabeleça prioridades

Ter dez tarefas para concluir não significa que tenha de trabalhar em todas ao mesmo tempo, nem tão pouco que a ordem pela qual começa e acaba seja completamente aleatória. Stephen Covey, coautor do livro “First Things First”, sugere que se organize uma lista de afazeres ordenada de acordo com a urgência e importância de cada tarefa. As tarefas importantes e urgentes são as que têm mesmo de ser feitas de imediato; as importantes, mas não urgentes, são tarefas que parecem importantes, mas que, depois de examinadas, deixam de o ser. Decida quando pegar nessas tarefas e faça-o apenas nesse dia. Por outro lado, existem tarefas urgentes, mas pouco importantes, e são essas as que criam maior ruído no seu trabalho. No entanto, quando finalmente as consegue concluir, percebe que geram pouco ou nenhum valor. Se possível, delegue este tipo de tarefas. Por fim, há as tarefas não urgentes e pouco importantes. Deixe-as para dias mais calmos.

Planeie o seu dia

Uma das piores coisas que pode fazer ao seu precioso tempo é atirar-se a um dia de trabalho sem ter a mínima ideia do que tem para fazer. O tempo que se perde a planear um dia de trabalho é trivial, se comparado àquele que se perderá em resultado desta falta de planeamento. De acordo com a sua preferência, tire 15 minutos do seu tempo na noite anterior ou chegue 15 minutos mais cedo no próprio dia para fazer este planeamento. Esta pode ser a parte mais produtiva do seu dia.

Elimine as distrações

Comece a contar o número de vezes que é interrompido ao longo do dia por colegas com questões menores. Do mesmo modo, faça uma auto-avaliação das interrupções auto-induzidas, seja por redes sociais, mensagens escritas ou outras coisas sem importância para o trabalho. Encontre uma forma de eliminar estas distrações. Se trabalhar num gabinete, por exemplo, pode sempre fechar a porta. Caso contrário, uns bons headphones ajudá-lo-ão a concentrar e desencorajam algumas interrupções superficiais por parte dos seus colegas. Se possível, desligue o telemóvel ou coloque-o no silêncio durante o seu horário de trabalho.

Delegue mais

Caso seja possível, delegue o maior número possível de tarefas que não tragam valor acrescentado para o negócio, de forma a poder dedicar-se ao que é realmente importante. As pessoas que trabalham consigo estão na empresa para ajudar e algumas delas são realmente talentosas, mas nunca conseguirão evidenciar-se, se não confiar no trabalho que elas fazem. Delegue e supervisione.

Cuide-se

Por fim, uma dica que parece fora do contexto, mas é, muitas vezes, a mais importante. Durma bem, alimente-se melhor e faça exercício físico. Um estilo de vida saudável tem como resultado uma mente mais alerta e uma capacidade de concentração superior.

Registe o tempo que gasta

Faça a experiência de registar no Excel o tempo despendido em todas as tarefas que executa ao longo do dia. Faça-o durante uma semana e, no final, extraia um relatório. A partir daí, poderá tirar as suas conclusões. Estará a investir mais tempo no que é importante, ou em tarefas que poderiam ser delegadas ou transferidas para tempos mortos? Os números não mentem.