A evolução dos modelos de Trabalho: Do Taylorismo para o Híbrido PARTE 2

Por Luis Rasquilha, CEO da Inova TrendsInnovation Ecosystem (Research, Consulting, Business School, Online, Club, Tech). Professor da Fundação Dom Cabral (FDC), Hospital Albert Einstein e ESALQ/USP (Universidade de São Paulo)

Na parte 1 deste documento aprofundámos a evolução dos modelos de trabalho (pode ler em https://executivedigest.sapo.pt/a-evolucao-dos-modelos-de-trabalho-do-taylorismo-para-o-hibrido-parte-1/) . Agora vale a pena refletir sobre o que significa este novo modelo ou abordagem designada de trabalho híbrido.

Diferentes Abordagens para o Modelo Híbrido

Um modelo operacional adequado para um ambiente de trabalho híbrido também deve antecipar as novas formas, muitas vezes mais complexas, pelas quais os colegas irão colaborar:

• Por meio de ferramentas virtuais de colaboração e comunicação ou mesmo entre fusos horários, e como isso afeta a produtividade, a experiência dos funcionários e a cultura da empresa.
• Determinar como e onde se espera que as equipes trabalhem juntas pode influenciar ainda mais as decisões sobre investimentos em tecnologia e imóveis.

1. Focar na experiência do colaborador

As empresas estão colocando um foco renovado na experiência dos funcionários à medida que as equipes se adaptam às grandes mudanças em seus hábitos de trabalho.  Embora a mudança para o trabalho remoto durante a pandemia tenha levado ao aumento da produtividade em muitas empresas, as novas configurações também mostraram os efeitos potencialmente adversos do trabalho remoto no bem-estar, pois os funcionários equilibram as demandas do trabalho e da casa.

De facto, os maiores desafios de muitos funcionários decorrem das fronteiras físicas e emocionais entre o local de trabalho e suas vidas pessoais ou familiares. Não trabalhamos mais em casa, mas vivemos no trabalho. Se não forem resolvidos, esses desafios podem levar a dificuldades de retenção de talentos a longo prazo.

Para esse fim, é cada vez mais fundamental investir em uma experiência do funcionário que equilibre produtividade e bem-estar do funcionário. A maioria das organizações percebeu que bem-estar, produtividade, satisfação dos funcionários e retenção estão mais intimamente interligados do que antes da pandemia e devem ser abordados em uníssono.

Fazer isso pode levar a um maior envolvimento e, finalmente, a melhores resultados de negócios. Um estudo da Gallup descobriu que funcionários engajados são 21% mais produtivos, 22% mais lucrativos e pontuam 10% melhor nas classificações de clientes do que funcionários não engajados.

As empresas que consideram todos esses fatores são mais propensas a reter talentos e, em alguns casos, podem se tornar um empregador mais atraente agora e durante o retorno gradual ao ‘próximo normal’.

Um dos principais impulsionadores dos esforços de engajamento dos funcionários é fornecer aos funcionários as ferramentas e o suporte de que precisam para realizar seus trabalhos com sucesso, não importa onde trabalhem.
Isso pode variar de tecnologia como laptops, ferramentas de colaboração e aplicativos de videoconferência a benefícios que apoiam a saúde e o bem-estar, de reembolsos de academia a assistência infantil subsidiada e acesso a terapia e apoio à saúde mental.

Várias organizações também começaram a experimentar ferramentas virtuais e digitais que tentam replicar as interações sociais que normalmente ocorrem em um local de trabalho físico, como “refrigeradores de água” virtuais. Embora não tenham a intenção de produzir resultados concretos, essas interações sociais mostraram levar a uma maior coesão da equipe, confiança entre os membros da equipe e níveis geralmente mais altos de motivação dos funcionários.

No entanto, também é importante que os líderes ajudem os funcionários a saber quando fazer logoff ou quando pode ser melhor se desconectar de mais rodadas de videoconferências. Os líderes devem continuamente solicitar feedback e medir os resultados desses esforços em produtividade e percepção de bem-estar.
Colocar as pessoas em primeiro lugar, garantindo que elas tenham o suporte de que precisam, comunicando-se cedo e com frequência e criando novas oportunidades de aprendizado, aumenta o engajamento e a produtividade, não importa o que venha a seguir. Como disse o CIO da Verizon, Shankar Arumugavelu, em uma entrevista recente sobre a resposta à pandemia da empresa: “Todos nós temos planos de resiliência de negócios. No final das contas, o que se destacou [na Verizon] é a resiliência humana. Isso realmente fez a diferença aqui.” À medida que a empresa desenvolve seus planos pós-pandemia, a empresa aproveita para repensar como as coisas são feitas para a melhoria de clientes, colaboradores, acionistas e sociedade.
Várias organizações abordaram as novas realidades do trabalho virtual tornando mais fácil – e em alguns casos até explicitamente bem-vindos – a participação de membros da família em determinadas reuniões, por exemplo, ou apoiando funcionários que estão expostos à logística dos desafios da co-gestão da vida profissional e pessoal.

2. Alavancar novas tecnologias quando apropriado, independentemente do local de trabalho

Habilitar uma força de trabalho híbrida bem-sucedida significa garantir que os funcionários tenham acesso à tecnologia e às ferramentas necessárias para realizar as operações do dia-a-dia.
Ferramentas confiáveis ​​e seguras de videoconferência, mensagens instantâneas, quadro branco e visualização que podem ser acessadas dentro e fora do escritório são consideradas essenciais.

Em vez de tentar replicar totalmente o local de trabalho no ambiente remoto, as empresas devem primeiro avaliar as ferramentas e recursos digitais que melhor suportam uma força de trabalho remota. As empresas podem então avaliar como essas ferramentas podem permitir a colaboração em um ambiente de trabalho no escritório e híbrido e pensar nas mudanças de processo que podem ser necessárias para isso.

Muitas equipes de TI adotaram novas ferramentas de trabalho interativo e investiram no treinamento necessário para garantir que as equipes estejam bem posicionadas para usá-las. Zoom, Teams, Slack, …

É claro que a simples implementação das ferramentas necessárias não levará a uma maior colaboração. Os líderes também devem ser intencionais ao impulsionar a adoção. Slack ou ferramentas de comunicação semelhantes não melhorarão a eficácia se apenas algumas pessoas as usarem. Por outro lado, com adoção deliberada e generalizada, o uso de ferramentas de comunicação em tempo real pode atender à necessidade fundamental de acessibilidade.

3. Retrabalhe o espaço físico para maximizar a colaboração

A pandemia criou uma oportunidade de repensar completamente o escritório físico. As empresas estão abordando seus escritórios “não como algo para o qual voltamos, mas sim como o que [nossos escritórios] podem fazer por nós”.

Se tiver que trabalhar não venha para o escritório (Mauricio Castro, Atento)

À medida que os líderes consideram a melhor forma de usar o espaço físico do escritório quando for seguro para os funcionários retornarem os temas incluem pensar em como tecer recursos digitais que atualmente atendem funcionários remotos em todo o ambiente físico do escritório e como reconfigurar o espaço existente para maximizar o potencial de colaboração produtiva em um mundo híbrido pós-pandemia.

Um relatório de inteligência no local de trabalho da líder global de tecnologia NTT Ltd. descobriu que 31% das empresas estão implementando espaços adicionais de pensamento criativo, enquanto 30% fornecerão mais locais de reunião e 27% reduzirão o espaço individual nas mesas.
Transformar o escritório em um ambiente digitalmente habilitado e que prioriza a colaboração será fundamental para habilitar uma força de trabalho híbrida. À medida que as empresas buscam criar um espaço seguro, colaborativo e eficiente para seus funcionários, observamos algumas práticas comuns:

• Construindo salas de reunião “inteligentes”: esses espaços permitem que os funcionários do escritório colaborem facilmente com seus colegas remotos. Essas salas “inteligentes” geralmente incluem recursos de videoconferência, quadros brancos inteligentes, aplicativos de gerenciamento de escritório compatíveis com dispositivos móveis e hardware de colaboração virtual, como câmaras de 360 ​​graus.
• Fornecendo um ambiente portátil e seguro: Em muitas empresas, a tecnologia de rede precisará evoluir para oferecer suporte a um ambiente em que os funcionários estejam constantemente em movimento entre a casa e o escritório. Como parte das discussões estratégicas sobre a adoção de um modelo operacional híbrido, as empresas também devem avaliar o impacto na infraestrutura de rede de sua empresa e quais novas ferramentas são necessárias para dar suporte a uma força de trabalho móvel, conectada e produtiva.
• Incorporando a análise do local de trabalho: à medida que as mudanças no modelo operacional se consolidam, será cada vez mais importante medir o impacto dessas mudanças. Em um podcast recente, Adam Stanley, CIO e Chief Digital Officer da Cushman & Wakefield, discutiu uma ferramenta chamada Experience per Square Foot que coleta dados sobre a experiência dos funcionários no escritório. Essas mesmas ferramentas, disse ele, podem se estender a ambientes de trabalho remotos e ajudar os líderes a tomar decisões informadas sobre como adaptar seus ambientes.

Além de colocar ferramentas digitais em camadas no espaço digital, há algumas mudanças de design que também podem beneficiar os funcionários híbridos.

Entre eles:

• Criando um espaço “amigável para hot desking”: Promova um ambiente propício para conectar e desconectar. Tornar os segundos monitores amplamente acessíveis nesses espaços de mesa (de forma que priorize a saúde e a segurança) pode permitir que os funcionários se movam de e para o escritório, mantendo níveis iguais de produtividade.
• Projetando ambientes baseados em atividades: salas de reunião para reuniões individuais, cabines telefónicas para chamadas, espaços de conferência maiores e mesas separadas e móveis são apenas algumas das mudanças feitas para criar mais espaços baseados em atividades, equilibrando a necessidade de privacidade.
• Investir em espaços de coworking: à medida que as empresas repensam suas pegadas imobiliárias à luz da pandemia, algumas estão optando por investir em espaços de coworking menores e mais próximos dos funcionários. Feito estrategicamente, essa configuração pode gerar reduções de custos consideráveis, ao mesmo tempo em que promove um forte senso de comunidade e oferece aos funcionários a opção de trabalhar em diferentes configurações.

À medida que as empresas começam a formular e testar modelos operacionais híbridos, investimentos contínuos e planejamento estratégico cuidadoso são necessários para manter a eficácia e a resiliência.

Embora os relatórios de aumento de produtividade sejam tranquilizadores, a próxima pergunta a ser feita é como tornar essa produtividade sustentável a longo prazo.

Ao adaptar seu modelo, investir na experiência dos funcionários, capacitá-los com as ferramentas e tecnologias necessárias e repensar o propósito dos espaços físicos, as empresas se prepararão para enfrentar as mudanças trazidas por um novo mundo de trabalho.