O email parece controlar a nossa vida. Passamos o horário de trabalho a resolver problemas através de emails e, chegados a casa, é o correio electrónico o responsável por continuarmos ligados ao escritório. Mas, não tem de ser assim.
De acordo com dados da ResearchGate, um trabalhador recebe, em média, 126 mensagens por dia e dedica 28% da sua semana ao email. Além disso, é interrompido 11 vezes por hora pela chegada de emails – que abre passados apenas seis segundos desde que recebe a notificação de uma nova mensagem. Roi Ben-Yehuda, Leadership trainer na Life Labs Learning, considera que esta obsessão com o email resulta, por um lado, em menos foco e produtividade e, por outro lado, em mais stress.
Num artigo para a Fast Company, Roi Ben-Yehuda enuncia as três razões que tornam o email tão apelativo: nunca se sabe quando chegará a mensagem que tanto esperamos, o que faz com que verifiquemos a caixa de entrada constantemente; quando alguém dedica tempo a escrever-nos um email, sentimos que temos a obrigação de responder imediatamente; e necessidade de despachar tarefas, uma vez que ter a caixa de correio sem novas mensagens, por exemplo, oferece uma sensação de bem-estar e dever cumprido.
Perante esta realidade, o que fazer para garantir que controlamos o email e não o contrário? Roi Ben-Yehuda dá quatro sugestões:
1 – Fazer uma auditoria ao email. Segundo o responsável, todas as mudanças pessoais começam com auto-conhecimento e noção. Nesse sentido, é fundamental perceber quantas vezes se vê o email por dia para conseguir reduzir esse número;
2 – Criar uma hierarquia. Os emails não têm todos a mesma importância e, por isso, não devem ser tratados da mesma forma. Uma mensagem do director não deve ter a mesma urgência que uma newsletter semanal, por exemplo;
3 – Integrar o movimento das 5 frases. Neste caso, a sugestão é também um desafio: tentar escrever a resposta a um email em apenas cinco frases. Qualquer assunto que precise de mais linhas deve ser tratado por telefone em pessoa. Desta forma, poupa-se tempo e aumenta-se a probabilidade de obter resposta;
4 – Tratar o email numa lógica de fornadas. Podem existir algumas vantagens em olhar para o email como se de um forno se tratasse. Isto significa verificar a chegada de novas mensagens numa lógica de fornadas, ou seja, apenas algumas vezes por dia e pré-programadas. O truque é desactivar as notificações e seguir o horário estabelecido à risca.
