A gestão manual de despesas continua a consumir tempo e recursos valiosos nas pequenas e médias empresas (PMEs), muitas vezes gerando erros dispendiosos e riscos de violação de dados. As equipas financeiras acabam por perder horas a lidar com fluxos de trabalho dispersos, e-mails, PDFs e papel, enquanto os departamentos de TI são sobrecarregados com a procura de soluções que corrijam estas ineficiências.
Para ajudar empresas com equipas de TI reduzidas, especialistas da SAP Concur destacam que a automação de processos não precisa de ser complexa. Com a preparação adequada, ferramentas certas e colaboração entre decisores, a implementação pode ser intuitiva e altamente eficaz.
De acordo com os especialistas, cinco medidas podem facilitar a automação de despesas nas PMEs:
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Alinhar objetivos estratégicos – O sucesso da automação depende de uma visão clara e consensual entre os stakeholders. É fundamental definir metas, papéis e responsabilidades desde o início, alinhadas com os objetivos da empresa, seja aumentar a produtividade, a visibilidade ou a conformidade.
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Escolher a solução certa – PMEs com recursos limitados devem optar por ferramentas que ofereçam assistentes de configuração ou suporte técnico especializado, adaptando-se às suas necessidades e capacidade interna.
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Colocar as questões essenciais – É crucial que as equipas de TI identifiquem com o departamento financeiro o que precisa de ser registado, conectado e reportado, assim como os controlos necessários para assegurar conformidade com políticas internas e regulamentações.
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Colaborar durante testes e validação – Testes não se limitam à tecnologia; devem garantir que o sistema atende às necessidades financeiras diárias, promovendo confiança e reduzindo atrito entre equipas.
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Usar suporte integrado para melhorar a adoção – Ferramentas chave-na-mão que incluam checklists, formação e comunicação interna permitem que a implementação seja rápida e abrangente, liberando as equipas de TI para se concentrarem em infraestrutura, segurança e manutenção de sistemas.
