Por José Pedro Fernandes, Vice-Presidente da SISQUAL® WFM
E se ter mais pessoal do que parece necessário não for um erro, mas uma decisão estratégica? Numa altura em que a eficiência é medida ao milímetro, esta afirmação pode parecer quase provocatória. Mas talvez tenha chegado o momento de repensar o que entendemos por produtividade. Porque trabalhar apenas com o suficiente nem sempre é trabalhar melhor. E, por vezes, ter mais mãos do que o esperado pode ser precisamente o que garante que uma organização continua a avançar quando tudo o resto abranda.
Há uma ideia que se instalou na cultura empresarial como um axioma: quanto mais ajustada for a força de trabalho ao volume de trabalho, mais eficiente será a empresa. Mas esta lógica, que costumava funcionar razoavelmente bem em contextos estáveis e previsíveis, está a vacilar num cenário volátil e em mudança como o atual. Pode uma força de trabalho aparentemente sobredimensionada, se gerida de forma inteligente, ter um desempenho acima das expectativas? A resposta começa a ser afirmativa, nos setores em que a procura não segue padrões fixos e em que a experiência do cliente depende tanto da qualidade do serviço como da rapidez de resposta.
O problema não é o tamanho das equipas, mas sim a incapacidade de as gerir.
Ter mais pessoal do que o estritamente necessário não é o mesmo que ter uma equipa improdutiva. O que é verdadeiramente improdutivo é não saber como ativar e dirigir esse potencial quando é necessário. É aqui que entram em ação as ferramentas avançadas de gestão da força de trabalho (WFM), capazes de traduzir o “sobredimensionamento” em flexibilidade operacional, rotação saudável, formação contínua e cobertura eficiente de contingências.
Uma das funcionalidades que está a ganhar destaque neste contexto é a publicação dos turnos em aberto. Longe de atribuir unilateralmente os horários, esta opção permite que os próprios colaboradores consultem e selecionem os turnos disponíveis de acordo com a sua disponibilidade, perfil e preferências. O resultado é uma maior autonomia individual e uma utilização mais inteligente do potencial coletivo. Este tipo de dinâmica não só melhora a cobertura em momentos críticos – como ausências inesperadas ou picos de procura – como também reduz o absentismo, favorece o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional e aumenta o empenho da equipa. Em sectores com grande variabilidade, como o retalho, a hotelaria ou a logística, onde cada hora conta, ter um sistema que facilite esta autogestão faz uma diferença tangível.
Além disso, a disponibilidade de recursos facilita processos que são frequentemente adiados por falta de tempo: formação, mobilidade interna, apoio interdepartamental. Uma força de trabalho gerida com visão e tecnologia pode responder ao que é urgente e continuar a progredir no que é importante.
Uma organização com músculo humano suficiente é também uma organização com maior capacidade de cuidar das suas equipas. Em contextos de exigência máxima, dispor de uma certa almofada evita a saturação, reduz a rotação e melhora o ambiente de trabalho. E esta melhoria, que pode parecer intangível, converte-se rapidamente em resultados mensuráveis.
No entanto, a produtividade é frequentemente associada a uma equação simples: mais produção em menos tempo. Mas esta definição negligencia um fator-chave do desempenho sustentável: a adaptabilidade. Uma empresa não é produtiva apenas porque produz mais. Acima de tudo, é produtiva quando o consegue fazer apesar de acontecimentos imprevistos, crises ou mudanças de última hora. Esta resiliência organizacional só é possível se houver pessoas disponíveis, tempo para formação e espaço para reconfigurar turnos e responsabilidades com agilidade.
Assim, ter uma equipa “alargada” não deve ser visto como um excesso, mas como um recurso estratégico. Porque quando a pressão aumenta, não é o organigrama mais apertado que responde melhor, mas sim aquele que tem a capacidade de absorver, de redistribuir, de respirar. Não se trata de manter estruturas inflacionadas, mas de fornecer o nível certo de elasticidade para manter o pulso em ambientes exigentes.
E é aqui que a tecnologia é, mais uma vez, um aliado essencial. As ferramentas WFM permitem gerir este músculo com precisão. Não estamos a falar de intuir o que sobra ou o que falta, mas sim de ver com dados em tempo real, simular cenários, otimizar a alocação de recursos e dar autonomia às equipas para se organizarem de forma mais eficiente.
Aceitar que uma força de trabalho sobredimensionada pode ser produtiva exige uma mudança na forma como entendemos a eficiência. Não como uma contenção constante, mas como uma capacidade de estar sempre preparado. E, nesse sentido, o maior custo já não é pagar por uma hora não utilizada, mas perder uma venda, uma oportunidade ou um bom profissional por não ter sido capaz de manter o ritmo.
A chave é olhar para além do Excel. Compreender que cada pessoa extra não é uma linha de custo, mas uma oportunidade de agir rapidamente, de cuidar melhor dos clientes, de reforçar a cultura da equipa e de evoluir sem traumas. Pode não ser a resposta para todas as empresas. Mas cada vez mais empresas estão a descobrir que ter margem humana não é um erro de cálculo. É uma decisão que, bem gerida, faz a diferença entre resistir ou liderar a mudança.
