Mesmo em teletrabalho, continua a ser necessário reunir com as equipas. No entanto, o tom e o tipo de comunicação durante estes encontros deve mudar, adaptando-se às novas circunstâncias. É necessária uma nova arquitecura comunicacional para garantir que o negócio continua e que os colaboradores se sentem apoiados.
Segundo Elise Keith, co-fundadora e CEO da Lucid Meetings, um sistema claro previne falhas e mal entendidos: todos devem saber exactamente qual o método empregue e a frequência com que novas informações serão divulgadas. Num artigo publicado na Inc, a gestora indica que o contexto de trabalho remoto deve ser tido em consideração.
Quatro dicas para uma comunicação eficaz em tempo de COVID-19:
1 – Definir como será utilizada a tecnologia
É provável que grande parte das empresas já utilize ferramentas como Slack ou Microsoft Teams – quem não o faz, deverá começar desde já a explorar esta soluções, alerta Elise Keith. O passo seguinte passa por criar canais específicos para cada tipo de actividades: anúncios, pedidos de ajuda, entre outros tópicos. Desta forma, cada funcionário sabe onde se deve dirigir para expôr a sua questão, evitando que o tema fique perdido na caixa de email.
Ainda neste campo, é importante garantir que a equipa tem acesso a uma solução de videoconferência de alta qualidade para que as reuniões remotas não sofram com a distância. Utilizar o telefone não é uma boa opção, garante a CEO da Lucid Meetings, sublinhando que chamadas com múltiplos participantes são o modo menos eficaz de levar a cabo uma reunião;
2 – Oferecer formação de base
As competências de colaboração que os funcionários demonstram em carne e osso poderão não ser as mesmas em teletrabalho. Os líderes não devem, por isso, ignorar a curva de aprendizagem e, nesse sentido, oferecer a formação necessária para que todos saibam tirar o melhor partido possível das tecnologias colocadas ao dispor.
No que à comunicação em vídeo diz respeito, há algumas regras a considerar: manter sempre a câmara ligada; quando uma pessoa não está a falar, deve tirar o som ao microfone; cada reunião deve ter uma pessoa responsável por tirar notas (fazer uma espécie de acta); e, no final, devem ser publicadas essas notas para que todos os participantes tenham acesso.
Numa fase inicial, também será boa ideia começar as reuniões 10 a 15 minutos mais cedo para que todos possam estar ao mesmo nível (em termos técnicos) quando o assunto em agenda começar a ser debatido;
3 – Organizar reuniões frequentes com todos os colaboradores
Em tempos de crise, os líderes devem reunir-se com os respectivos colaboradores mais vezes do que é habitual. Estes encontros garantem que todos os membros da equipa têm acesso à mesma informação e que não existem falhas de comunicação. Estas reuniões poderão servir também para responder a perguntas ou dúvidas que inquietem os colaboradores.
Esta dica será especialmente importante para empresas que estejam a lidar com mudanças radicais ao dia-a-dia do negócio. Neste casos, as reuniões com todos devem acontecer uma vez por dia e deverão ser dadas as respostas a perguntas como: O que aconteceu? O que pensam sobre isso? O que devemos fazer de seguida?
Rever os passos dados conduzem a uma aprendizagem mais rápida, assegura Elise Keith. E é precisamente isso que os líderes querem em cenários em que todos os interveniente ainda estão a tentar descobrir a melhor forma de trabalhar;
4 – Marcar cafés virtuais “one-on-one”
Limitar o impacto do isolamento social deverá ser outra preocupação dos líderes de negócios. Uma forma de abordar o tema passa por marcar cafés virtuais, semanalmente, com colaboradores. Estes encontros devem acontecer numa lógica “one-on-one”, dando atenção individualizada a cada pessoa da equipa.
Grandes empresas como a Cisco já testaram esta dinâmica e os resultados estão à vista: os colaboradores sentem que são considerados pelos líderes e que os mesmos estão atentos à suas necessidades.
