A importância de planear
Por Mónica Gonçalves, EPM Unit Manager da GSTEP
O tempo precioso que perdia na preparação do orçamento em folhas Excel acabou. Agora, já pode investir o seu tempo na análise da informação. Como? É simples, faça simulações em tempo real, fazendo variar pressupostos e compare os resultados com a sua versão base. Isto permite-lhe reagir rapidamente a um mercado cada vez mais competitivo, sempre com a informação financeira e operacional atualizada e acessível.
Atualmente, é fundamental para qualquer organização estar na vanguarda no que respeita à adoção das tecnologias para suportar os seus processos de gestão, para que possa reagir rapidamente a alterações de contexto, quer internos, quer externos à própria empresa. As dinâmicas dos mercados, dos clientes, dos fornecedores, das cadeias de abastecimento, dos preços das matérias-primas, dos transportes, têm um impacto enorme nos orçamentos das empresas e na gestão dos custos e da rentabilidade dos seus negócios.
Com o apoio da inteligência artificial e dos modelos preditivos, já disponíveis nas soluções de EPM de referência no mercado, consegue-se criar uma primeira versão do orçamento de forma quase imediata, conseguindo reduzir drasticamente o tempo e pessoas dedicadas ao processo de planeamento.
Promover a colaboração e a comunicação entre todos os departamentos da sua organização, com o objetivo de conseguir, de uma forma simples, rápida e com rigor, simular diferentes versões do orçamento e obter os respetivos desvios, é o sonho de qualquer gestor. Com um modelo assente em drivers diferenciados por rubrica e, tendências baseadas em dados históricos, o gestor consegue, de uma forma ágil e imediata, projetar o futuro do seu negócio.
Com uma abordagem mista, top-down e bottom-up, pode introduzir as diretrizes da administração e, de acordo com as mesmas, pedir o contributo de cada área ou departamento.
Através de uma correta definição do workflow do processo, consegue ainda, de forma automática e segura, integrar e consolidar os orçamentos individuais e obter as principais peças financeiras e indicadores de desempenho do seu negócio.
Adicionalmente, e através do carregamento dos dados reais provenientes do seu ERP, ou de outros sistemas operacionais, pode acompanhar a execução do seu orçamento, analisando os desvios e agir em conformidade.
Por fim, poder aceder aos seus dados, em tempo real e a partir dos seus dispositivos moveis, é atualmente um “must have” para qualquer gestor. Poder aceder aos seus dashboards, consultar os seus principais KPIs, e poder medir o desempenho do seu negócio a qualquer momento e em qualquer lugar, é um fator diferenciador que lhe permite reagir rapidamente a qualquer desvio do seu plano.
Um bom orçamento integrado e envolvendo todas as áreas da organização é um instrumento fundamental para uma gestão eficaz. Mas o orçamento por si só não é suficiente! É preciso monitorizar e acompanhar a sua execução ao longo dos meses, analisando os desvios do que vai sendo realizado face ao planeado. Não deixe de simular vários cenários, o mais provável, o mais otimista, o pessimista e definir planos de ação para cada um. Só assim vai conseguir agir rapidamente sobre uma mudança repentina em qualquer uma das variáveis com impacto direto no seu negócio. Uma gestão proactiva é, atualmente, um fator critico de sucesso de qualquer organização!
Torne a tecnologia uma aliada na sua gestão. Tire o máximo proveito das soluções de planeamento existentes. Todos os meses são lançadas novas funcionalidades, novas atualizações, pensadas exclusivamente para os desafios do processo de planeamento e controlo orçamental. O objetivo é ajudar o gestor para que não tenha mais que despender horas do seu preciso tempo a preparar a informação, podendo dedicá-las à análise da informação e tomar a melhor decisão no momento certo.
Mais, com uma solução unificada e integrada, que oferece uma vantagem competitiva face à implementação de aplicações stand alone – como Consolidação, Gestão de Custos e Rentabilidades, Planeamento e Controlo Orçamental, que engloba os processos de gestão transversais a toda a organização, os gestores ganham uma maior visibilidade sobre todos os aspetos do seu negócio, colocando-os na vanguarda e tornando-os melhores gestores!