Ao longo de vários anos ligado à área do projeto mecânico, tenho observado uma tendência recorrente: quando a carga de trabalho aumenta, muitas empresas respondem contratando mais projetistas, em vez de investirem na eficiência e na eficácia das equipas já existentes.
Esta abordagem pode resolver problemas a curto prazo, mas raramente ataca a verdadeira origem das ineficiências. Em muitos gabinetes de projeto, continua a existir uma elevada carga de tarefas repetitivas, administrativas ou de baixo valor acrescentado, que consomem tempo e energia aos projetistas. Tempo esse que deveria ser dedicado àquilo que realmente importa, nomeadamente projetar, analisar, inovar e encontrar melhores soluções técnicas.
São ainda poucas as empresas que apostam de forma consistente na otimização e automatização dos processos do gabinete de projeto. As razões são várias: falta de conhecimento, ausência de uma visão integrada, resistência à mudança, comodismo ou simplesmente a ideia de que “sempre se fez assim”. No entanto, esta mentalidade pode tornar-se um sério obstáculo à competitividade.
Muitos responsáveis desconhecem que é possível ligar o departamento de projeto ao departamento comercial, à qualidade, à produção e até ao ERP, eliminando grande parte da dependência de papéis, folhas de cálculo dispersas e trocas manuais de informação. As empresas que conseguem integrar os seus departamentos de forma estruturada obtêm vantagens competitivas muito relevantes, uma vez que reduzem erros, aumentam a rastreabilidade da informação e diminuem drasticamente o tempo gasto em tarefas administrativas, que em alguns casos pode aproximar-se de zero.
Existe também, em algumas organizações, resistência por parte dos próprios projetistas. Por vezes, por receio ou por uma visão limitada do impacto da tecnologia, acredita-se que a automatização de processos coloca em risco postos de trabalho. Na realidade, o efeito pode ser precisamente o contrário. Automatizar tarefas repetitivas liberta os projetistas para funções de maior valor tais como, desenvolver melhores soluções, melhorar produtos, reduzir custos, apoiar decisões técnicas e contribuir de forma mais estratégica para o crescimento da empresa.
Naturalmente, o nível de automatização possível depende da atividade de cada empresa e, sobretudo, da forma como os seus processos estão estruturados. Algumas organizações poderão automatizar praticamente toda a cadeia, desde a fase comercial até ao fabrico de componentes em máquinas CNC. Isto pode incluir a modelação tridimensional de componentes, a criação automática de estruturas/tarefas de projeto no ERP, a geração de listas técnicas, pautas de controlo e até código para máquinas através de aplicações CAM. Outras empresas, por outro lado, poderão começar por algo mais simples, como a automatização do envio de BOMs para o ERP.
O ponto essencial é começar.
As empresas devem fazer uma análise interna rigorosa e identificar onde perdem tempo em tarefas repetitivas, manuais ou sujeitas a erro humano. Hoje, a quantidade de informação disponível nos vários sistemas, aliada à maturidade das ferramentas digitais, facilita enormemente este tipo de automatismos. Mas para que isso aconteça é fundamental definir um rumo, estabelecer prioridades e assumir a otimização de processos como uma decisão estratégica, não se remetendo a uma iniciativa pontual.
Nos dias de hoje, é comum associarmos qualquer tema relacionado com automatização à inteligência artificial. É evidente que a IA é uma ferramenta poderosa e terá um papel cada vez mais relevante nas empresas. No entanto, é importante não cair em entusiasmos desmedidos nem em soluções pouco sustentadas. Grande parte do que foi referido neste artigo pode ser alcançado sem recurso à IA. Antes de pensar em inteligência artificial, muitas empresas precisam de resolver o básico: estruturar processos, integrar sistemas, eliminar redundâncias e garantir que a informação circula de forma correta entre departamentos.
A IA poderá levar-nos a outros níveis de automatização e apoio à decisão. Mas, na minha opinião, esse potencial só será verdadeiramente aproveitado por empresas que já tenham feito o trabalho de base tal como organizar, normalizar e automatizar os processos fundamentais que ligam as diferentes áreas da organização.
No fim, a questão não se resume a produzir mais. Pretende-se produzir melhor, decidir melhor e aproveitar melhor o conhecimento das pessoas.
As empresas devem crescer de forma inteligente e eficiente, com excelentes rácios de produtividade não só na produção (normalmente a área mais visível e quantificável), mas em todos os seus departamentos. O gabinete de projeto não deve ser visto apenas como um centro de custo ou como uma área que precisa de mais pessoas sempre que o trabalho aumenta. Deve ser encarado como um espaço estratégico, onde a tecnologia, a organização e o conhecimento técnico podem gerar ganhos reais de competitividade.
Automatizar não significa substituir o projetista, mas permitir que se concentre naquilo que faz melhor, conceber e projetar o futuro.
