Quando falamos sobre escritórios, continuamos frequentemente a olhar para eles através de uma “lente imobiliária”: localização, área ocupada, número de postos de trabalho ou duração dos contratos. Mas a realidade é que muitas empresas já não avaliam os seus espaços de trabalho dessa forma.
A pergunta deixou de ser “quanto espaço precisamos?” e passou a ser “quão rapidamente conseguimos adaptar-nos ao que vem a seguir?”. E esta mudança é particularmente relevante num momento em que as organizações enfrentam um nível de imprevisibilidade sem precedentes. A transformação digital, a aceleração da inteligência artificial, a escassez de talento e a evolução dos modelos de trabalho tornaram muito mais difícil prever como serão as equipas daqui a três ou cinco anos.
Tradicionalmente, o imobiliário corporativo era construído com base em previsões relativamente estáveis. Hoje, os ciclos de transformação dos negócios são significativamente mais curtos do que os ciclos dos contratos imobiliários. E esta diferença está a tornar-se um desafio estratégico. Um estudo recente da JLL identifica precisamente a inteligência artificial como um dos principais fatores que estão a aumentar a procura por espaços flexíveis.
À medida que as empresas têm mais dificuldade em antecipar a composição futura das suas equipas, cresce também a necessidade de soluções que permitam ajustar rapidamente a ocupação sem ficarem presas a estruturas desenhadas para uma realidade que pode deixar de existir em poucos meses. É por isso que acredito que o principal valor dos escritórios flexíveis não está na flexibilidade em si. Está na capacidade de adiar decisões irreversíveis.
Num contexto económico volátil, a possibilidade de crescer, reduzir, reorganizar ou redistribuir equipas sem compromissos rígidos tornou-se uma vantagem competitiva. Em vez de obrigarem as empresas a fazer apostas de longo prazo sobre necessidades futuras, os espaços flexíveis permitem que essas decisões sejam tomadas à medida que a realidade se vai revelando.
Mas existe uma segunda transformação que considero igualmente relevante. Durante muitos anos, os escritórios competiam com outros escritórios. Hoje competem com casa. Pode parecer uma observação simples, mas altera completamente a forma como pensamos os espaços de trabalho. Quando um colaborador decide deslocar-se ao escritório, a comparação já não é feita com outro edifício empresarial. É feita com a conveniência, o conforto e a autonomia que encontra noutros locais onde também consegue trabalhar. Isto significa que disponibilizar secretárias, salas de reunião e ligação à internet já não é suficiente. O espaço físico precisa de criar uma experiência que justifique a sua utilização. É precisamente aqui que os escritórios flexíveis têm vindo a ganhar relevância. Não porque oferecem mais espaço, mas porque oferecem mais contexto. Integram serviços, eventos, programação cultural, áreas de encontro e oportunidades de interação que transformam o escritório num local de conexão e não apenas de execução.
Um escritório tradicional oferece essencialmente espaço. Um espaço flexível pode oferecer acesso. Acesso a conhecimento, a novas relações profissionais, a potenciais parceiros, clientes ou fornecedores. Em muitos casos, as conversas que acontecem entre empresas que partilham um ecossistema acabam por gerar mais valor do que a infraestrutura física que ocupam. Esta é uma dimensão frequentemente ignorada quando se discute o futuro dos escritórios. No entanto, numa economia cada vez mais baseada em colaboração, inovação e partilha de conhecimento, a capacidade de criar proximidade entre diferentes comunidades profissionais tornou-se um ativo relevante.
Há ainda uma terceira mudança que merece atenção. Os escritórios estão progressivamente a adotar princípios que, durante muito tempo, associámos apenas à hotelaria. A qualidade da receção, o design dos espaços, os serviços disponibilizados, a experiência dos utilizadores e o foco no bem-estar passaram a desempenhar um papel central. Em vez de serem concebidos apenas para acomodar pessoas, os espaços de trabalho começam a ser desenhados para que as pessoas queiram estar neles. Esta tendência está a ser identificada por várias consultoras internacionais como uma das principais evoluções do mercado de escritórios.
Ao mesmo tempo, os dados mostram que a flexibilidade se tornou um fator relevante para a atração e retenção de talento. Um estudo da International Workplace Group concluiu que 76% dos CEOs registaram melhorias na retenção de colaboradores após adotarem modelos de trabalho mais flexíveis e 73% consideram que essa flexibilidade lhes permite atrair melhores profissionais.
Mas talvez a mudança mais profunda seja conceptual. Durante muito tempo, as empresas encararam os escritórios como património. Hoje começam, cada vez mais, a encará-los como um serviço. A diferença parece subtil, mas tem consequências importantes. Quando um escritório é visto como património, a principal preocupação é ocupá-lo. Quando é visto como um serviço, a prioridade passa a ser avaliar continuamente se continua a responder às necessidades da organização.
Esta mudança ajuda a explicar porque tantas empresas estão a incorporar espaços flexíveis nas suas estratégias. Segundo a JLL, 63% dos colaboradores preferem atualmente modelos híbridos de trabalho e a consultora estima que os espaços flexíveis possam representar cerca de 30% do mercado de escritórios até ao final da década.
No fundo, os escritórios flexíveis não estão apenas a responder a uma nova forma de trabalhar. Estão a responder a uma nova forma de gerir. Num ambiente onde a capacidade de adaptação se tornou um dos recursos mais valiosos para qualquer organização, o verdadeiro diferencial já não está no edifício, na localização ou sequer na dimensão do espaço. Está na rapidez com que esse espaço consegue evoluir juntamente com o negócio. E essa é uma necessidade que os modelos tradicionais, por muito eficazes que tenham sido no passado, têm cada vez mais dificuldade em acompanhar.
