De folhas Excel a reembolsos demorados: Como evitar os erros mais comuns na gestão das empresas?
A gestão de despesas empresariais é essencial para garantir o uso eficiente dos recursos financeiros. No entanto, muitas empresas ainda enfrentam desafios significativos devido a processos antiquados e ineficientes, o que pode gerar desperdício de tempo e recursos, além de causar insatisfação entre os colaboradores.
“Demasiadas empresas ainda dependem de folhas de Excel, processos manuais e sistemas desatualizados para gerir as despesas dos seus colaboradores, o que resulta em desperdício de tempo e recursos. Ao adotar ferramentas inteligentes e automatizadas, potenciadas por Inteligência Artificial, é possível agilizar a validação de despesas e o processamento de reembolsos, assegurando maior precisão, controlo financeiro e eficiência operacional”, explica Nuno Pereira, cofundador e CEO da Paynest.
Para ajudar as empresas a otimizar a sua gestão de despesas, a Paynest destaca cinco erros comuns e como evitá-los:
- Uso de métodos manuais
Folhas de Excel, recibos em papel e aprovações via e-mail aumentam o risco de erros, fraudes e ineficiência. A automação da gestão de despesas permite detetar inconformidades de forma imediata, reduzindo falhas e melhorando o controlo financeiro. - Processos desorganizados de submissão e aprovação
A falta de um sistema estruturado resulta em atrasos e inconsistências, com informações dispersas e dificuldades na aprovação de despesas. Implementar um fluxo de trabalho eficiente e automatizado melhora a rastreabilidade e a transparência. - Reembolsos demorados
Demoras no reembolso podem impactar o bem-estar financeiro dos colaboradores. A automatização dos processos de submissão e aprovação, aliada a transferências imediatas, elimina incertezas e melhora a relação entre empresa e trabalhador. - Falta de visibilidade sobre as despesas
A dispersão de informações financeiras dificulta a análise de padrões de consumo e o cumprimento das diretrizes empresariais. Acesso a dados em tempo real, dashboards interativos e relatórios personalizados aumentam a transparência e o controlo financeiro. - Processamento mensal das despesas
A reconciliação financeira mensal pode gerar erros acumulados e atrasos nos reembolsos. Um sistema integrado permite validar despesas continuamente, garantindo pagamentos mais rápidos e um processo financeiro mais eficiente.