Todos os anos, milhares de contribuintes portugueses deparam-se com o mesmo problema: despesas que fizeram ao longo do ano não aparecem no e-fatura ou surgem como “pendentes”, colocando em risco deduções importantes no IRS. A plataforma, criada para combater a evasão fiscal e facilitar o apuramento automático das deduções, exige atenção regular para garantir que nenhuma despesa válida fica de fora.
O e-fatura, em funcionamento desde fevereiro de 2015, permite consultar as faturas de bens e serviços comunicadas à Autoridade Tributária, bem como acompanhar os montantes que podem ser deduzidos em sede de IRS. Para além da redução direta do imposto a pagar ou do aumento do reembolso, os contribuintes que pedem fatura com número de identificação fiscal ficam ainda habilitados a participar no sorteio da Fatura da Sorte, atualmente associado à atribuição de Certificados do Tesouro.
Porque é que algumas faturas não aparecem ou ficam pendentes
Sempre que um consumidor pede fatura com NIF, essa informação é comunicada automaticamente à Autoridade Tributária. No entanto, nem sempre a despesa surge corretamente classificada. Quando existem dúvidas sobre a categoria — por exemplo, se um estabelecimento exerce várias atividades — a fatura é sinalizada como “pendente” e aguarda validação manual por parte do contribuinte.
Há também situações em que as faturas não aparecem de todo na plataforma. Isso pode acontecer quando o consumidor não pediu fatura com NIF, quando o comerciante não comunicou a fatura às Finanças ou quando a despesa foi realizada noutro país da União Europeia ou do Espaço Económico Europeu.
Até quando podem ser validadas as faturas pendentes
As faturas pendentes no e-fatura têm de ser validadas até 25 de fevereiro. Se não forem confirmadas até essa data, deixam de contar para as deduções à coleta em IRS, o que significa perda direta de benefício fiscal. A validação é feita fatura a fatura, podendo tornar-se um processo demorado, sobretudo em agregados familiares com vários elementos.
A recomendação é clara: não deixar a validação para os últimos dias e ir confirmando as despesas ao longo do ano, evitando acumulações de última hora.
Como validar corretamente as faturas no e-fatura
Para validar faturas pendentes, é necessário aceder ao Portal do e-fatura com senha pessoal. Cada elemento do agregado familiar, incluindo filhos, deve ter a sua própria senha, que pode ser solicitada online e é enviada para o domicílio fiscal no prazo de cerca de cinco dias.
Depois de aceder à área de “Despesas dedutíveis em IRS”, o contribuinte consegue ver o valor acumulado por setor. Caso existam faturas pendentes, deve selecionar a opção “Complementar informação faturas” e indicar manualmente a categoria correta da despesa. Se detetar erros ou associações incorretas, é possível alterar a classificação antes de guardar.
Sempre que o nome do comerciante não seja reconhecido, é aconselhável consultar a fatura em papel ou pesquisar a designação comercial para confirmar a natureza da despesa.
O que fazer quando faltam faturas no sistema
Quando uma despesa válida não aparece no e-fatura, o sistema permite o registo manual da fatura. Para isso, o contribuinte deve inserir dados como o NIF do comerciante, o tipo e número da fatura, a data de emissão, o valor total e a taxa de IVA aplicada. Todos os campos são obrigatórios, exceto o código de controlo.
As faturas registadas manualmente devem ser guardadas durante quatro anos, contados a partir do final do ano da aquisição, para eventual apresentação à Autoridade Tributária.
Informação adicional que pode (e deve) ser associada às faturas
No caso das despesas de saúde, o Fisco considera 15% dos encargos, até ao limite de mil euros, independentemente de estarem ou não isentos de IVA. Contudo, despesas sujeitas à taxa normal de 23% só são dedutíveis se estiverem associadas a receita médica. Quando essa associação não existe, o e-fatura emite um alerta para que o contribuinte indique se possui prescrição válida.
Outro exemplo frequente são os livros escolares comprados em hipermercados, que não são automaticamente reconhecidos como despesas de educação. Sempre que possível, deve ser pedido um talão em separado para facilitar a correta classificação no e-fatura.
Despesas que não surgem no e-fatura (e não são um erro)
Existem despesas que não aparecem no e-fatura, mas que são consideradas mais tarde no IRS. É o caso das taxas moderadoras, prémios de seguros de saúde, propinas, rendas e, em alguns casos, juros do crédito à habitação. Estas despesas surgem apenas em março, na página das deduções à coleta do Portal das Finanças.
Ainda assim, esta exceção aplica-se apenas a categorias específicas. Todas as restantes despesas dedutíveis devem constar no e-fatura ou ser registadas manualmente.
Gastos que não dão direito a dedução no IRS
Nem todas as despesas podem ser deduzidas. No crédito à habitação, apenas os juros de contratos celebrados até 31 de dezembro de 2011 são elegíveis, permitindo deduzir 15% do valor. Créditos posteriores não conferem esse benefício.
No caso das rendas, só são dedutíveis as relativas a habitação permanente, com contratos enquadrados no Regime do Arrendamento Urbano ou no Novo Regime do Arrendamento Urbano. Seguros como o multirriscos habitação, o seguro automóvel ou o seguro de vida também não dão direito a dedução, salvo exceções muito específicas previstas na lei.
Quanto às despesas de educação, material escolar como lápis, cadernos, computadores ou tablets, sujeitos a IVA a 23%, não é dedutível nessa categoria, sendo apenas considerado como despesa geral familiar.
Última alternativa: correção manual na declaração de IRS
Quem deixar passar o prazo de validação das faturas ainda tem uma última hipótese. As despesas de saúde, educação e formação que não constem da declaração automática podem ser introduzidas manualmente no quadro 6C do Anexo H da declaração Modelo 3 de IRS.
No entanto, esta opção obriga à confirmação de todos os campos do anexo, não apenas dos valores alterados. Depois de submetida a declaração, o contribuinte deve guardar todas as faturas que comprovem as despesas declaradas.
