Massachusetts Institute of Technology: Os regulamentos para trabalhar a partir de casa estão para breve. As empresas não estão preparadas

Os debates sobre as contrapartidas das medidas do trabalho à distância tenderam a concentrar-se nos desafios relacionados com a manutenção da produtividade dos trabalhadores, a criação da cultura da empresa, e os limites entre o trabalho e a vida pessoal. Agora, os empregadores enfrentam um desafio adicional: cumprir um conjunto crescente de quadros regulamentares que regem o trabalho à distância. Para a maioria dos colaboradores, trabalhar a partir de casa era uma vantagem sazonal ou um acordo especial oferecido pelo empregador. Agora, o que começou como uma resposta de emergência à pandemia da COVID-19 tornou-se rotina. Entre 2019 e 2021, o número de pessoas que trabalhavam principalmente a partir de casa aumentou de 5,7% para 17,95% de todos os trabalhadores nos Estados Unidos da América, e de 14,6% para 24,4% na Europa.
Com dados novos a indicarem que o trabalho remoto pode poupar às empresas até 9800 euros por trabalhador anualmente, e com grandes empregadores como 3M, SAP e Spotify a empenharem-se em tornar os programas de trabalho remoto permanentes, a tendência parece estar para ficar.
Mas a maior flexibilidade e a poupança nos custos do trabalho à distância também significam que os empregadores já não têm o tipo de controlo sobre a segurança e estabilidade dos ambientes de trabalho dos seus colaboradores a que estavam habituados. Os colaboradores também podem ter mais dificuldade em separar o seu trabalho da sua vida pessoal. Estas questões provocaram uma vaga de novos desenvolvimentos regulamentares destinados a assegurar que os trabalhadores à distância, as pessoas que trabalham em casa e os que se encontram em teletrabalho são protegidos ao abrigo da legislação e directrizes ambientais, de saúde e segurança existentes, e que os empregadores não infringem as leis laborais.

MODALIDADES DE TRABALHO FLEXÍVEIS: UM CONCEITO, MUITAS DIMENSÕES
A teia crescente de minúcias regulamentares que regem os acordos do trabalho flexível em todo o mundo representa um desafio para as multinacionais. Estas empresas têm agora de enfrentar diferentes requisitos de conformidade em diferentes jurisdições, dependendo de como os governos definem e interpretam termos como trabalho à distância, teletrabalho e trabalho a partir de casa. Por exemplo, em Espanha, o trabalho à distância é definido como uma actividade laboral realizada no domicílio do trabalhador ou noutro local à sua escolha, pelo menos 30% do tempo durante um período de três meses. O teletrabalho é uma subcategoria de trabalho à distância que exige que o trabalho seja realizado por sistemas de telecomunicações. Tudo isto é traçado em pormenor na Lei 10/2021 espanhola sobre o trabalho à distância. Entre os requisitos do empregador está um acordo escrito para todos os trabalhadores em teletrabalho que inclui horário detalhado do colaborador, local de trabalho, e como a empresa irá monitorizar as suas actividades relacionadas com o trabalho. As multas por incumprimento podem ir de 70 euros por infracções menores até 225 mil euros por grandes lapsos de cumprimento.
Do mesmo modo, a Alemanha introduziu, em Janeiro de 2021, um projecto de legislação que faz uma distinção clara entre o trabalho móvel, que é qualquer trabalho que utiliza tecnologia de informação e é realizado fora das instalações da empresa, e o teletrabalho, definido como o trabalho realizado exclusiva e permanentemente na casa do colaborador. Os pormenores da Lei do Trabalho Móvel pendente que ainda estão a ser finalizados incluem uma extensão do seguro de acidentes de trabalho para cobrir os escritórios domésticos dos colaboradores, e a implementação de um sistema de registo para assegurar que os colaboradores não trabalham para além de um número máximo de horas.
O fenómeno é verdadeiramente global por natureza. Está a ser aplicado na América Latina com três regulamentos distintos para teletrabalho, trabalho a partir de casa, e trabalho remoto na Colômbia, e uma nova lei sobre teletrabalho no Peru. Na região da Ásia-Pacífico, as Filipinas introduziram revisões à sua Lei sobre o teletrabalho que incluem requisitos específicos para empresas que trabalham no sector das TI e em certas zonas económicas.
Mesmo nos Estados Unidos da América, que não têm visto qualquer legislação directa que regule medidas de trabalho flexível desde a Lei de Melhoria do Teletrabalho de 2010, surgiram várias leis locais que afectam práticas como a tributação interestatal e o reembolso de despesas, criando complicados desafios de cumprimento. Por exemplo, as leis referidas como a conveniência do empregador que estão actualmente em vigor em apenas cinco estados – Connecticut, Delaware, Nebraska, Nova Iorque e Pensilvânia – permitem às autoridades fiscais estatais impor um imposto sobre os salários auferidos por um empregador sediado nesse estado, mesmo que o colaborador esteja sediado fora do estado. Do mesmo modo, vários estados exigem que as empresas paguem as despesas em que os empregados incorrem enquanto trabalham a partir de casa.

O DIREITO A DESLIGAR
Para além da crescente lista de leis locais que afectam o trabalho que ocorre fora de um escritório tradicional, o fenómeno do trabalho à distância também deu origem a novas propostas legislativas que limitam as horas de trabalho. Este direito a desligar tornou- se uma grande questão na União Europeia, que procura formalizar o direito dos trabalhadores de se desligarem do trabalho e de se absterem de comunicações electrónicas relacionadas com o trabalho durante as horas não laborais.
Alguns Estados da UE têm leis que estabelecem tais limites, como em França, onde o código do trabalho exige que todas as empresas com 50 colaboradores ou mais cheguem a um acordo com os representantes dos trabalhadores que regule a utilização de dispositivos digitais durante os períodos de descanso e licença. Existem leis semelhantes em Itália e Espanha, mas a ideia de uma directiva a nível da UE destinada a limitar formalmente a cultura sempre ligada do local de trabalho contemporâneo introduz uma série de novas complexidades para os empregadores. Entre elas: a necessidade de poder controlar e avaliar o tempo de trabalho dos trabalhadores à distância, o desenvolvimento de contratos escritos que definam os direitos dos trabalhadores, e o alinhamento da compensação por qualquer trabalho realizado fora do horário de trabalho prescrito.
Na América Latina, o direito a desligar tem evoluído a par dos regulamentos sobre trabalho flexível. Por exemplo, a lei do teletrabalho do Uruguai exige que empregadores e teletrabalhadores decidam um horário para estar desligado que deve ser incluído no contrato de trabalho. Da mesma forma, Argentina, Chile e Peru garantem o direito dos teletrabalhadores a desligarem- -se. Em 2022, a Colômbia adoptou uma lei sobre o direito a desligar que se aplica a todas as modalidades de trabalho. E no Canadá, a província de Ontário exige que os empregadores tenham uma política escrita sobre o direito a desligar dos trabalhadores.

AS EMPRESAS ENFRENTAM PRESSÃO
A maioria das empresas não estão preparadas para este nível de gestão de trabalho à distância, e muitas começam a enfrentar desafios legais. Um processo judicial de acção colectiva introduzido em 2021 na Califórnia alega que um banco multinacional não reembolsou as despesas empresariais incorridas pelos colaboradores do serviço de apoio ao cliente que trabalhavam a partir de casa durante a pandemia da COVID-19 e classificou erroneamente os indivíduos como isentos do pagamento de horas extraordinárias e de intervalos para refeições e descanso. Na Europa, um tribunal neerlandês decidiu recentemente que um colaborador foi despedido injustamente por se recusar a manter a sua webcam ligada durante várias horas por dia. No passado mês de Dezembro, num potencial caso de estabelecimento de precedentes na Alemanha, um tribunal decidiu que se um colaborador que trabalha à distância escorrega da sua cama para o seu escritório em casa, isso é considerado acidente de trabalho.
Tudo isto significa que permitir que muitos colaboradores trabalhem de qualquer lugar começa a tornar-se muito mais complicado. Os empregadores podem ter de acompanhar mais de perto as horas de trabalho individuais e manter-se a par das definições pormenorizadas do trabalho à distância, trabalho a partir de casa ou teletrabalho em todas as jurisdições onde os trabalhadores estão localizados, e de cruzar as referências às leis fiscais federais, estatais e locais aplicáveis.
Os empregadores que abraçaram a revolução do trabalho à distância compreenderam como esta poderia ajudá-los a manter-se resistentes, a alimentar os seus melhores talentos, e a poupar algum dinheiro em imóveis comerciais. Infelizmente, os erros na forma como gerem os colaboradores remotos podem desfazer muita dessa boa vontade, criando uma má óptica e expondo-os a penalizações financeiras significativas pelo caminho.
Será que estes riscos acrescidos e possíveis responsabilidades irão compensar as vantagens do trabalho à distância aos olhos das grandes empresas? Isso dependerá do empregador. Recentemente, à medida que a economia começou a abrandar e as medidas de saúde pública foram removidas, muitos empregadores começaram a inverter o rumo das suas políticas de trabalho à distância, citando mais produtividade e colaboração num ambiente de escritório. Os empregadores que querem trazer os seus trabalhadores de volta ao escritório podem começar a apontar os custos crescentes do cumprimento dos regulamentos do trabalho remoto como mais uma razão para voltar à velha maneira de fazer as coisas. Entretanto, muitos outros empregadores duplicaram o trabalho à distância, insistindo que é o caminho do futuro e usando medidas de trabalho flexíveis como ferramenta estratégica de recrutamento.
Não importa onde a sua empresa se encontra no debate do trabalho à distância, o problema são os pormenores quando se trata de alcançar o resultado desejado. Se vai ter colaboradores a trabalhar fora do escritório, terá de escrutinar as nuances jurisdicionais em cada mercado. Como as fronteiras continuam a esbater-se entre o trabalho e a vida pessoal, os empregadores que oferecem medidas de trabalho flexíveis como vantagem devem tomar medidas proactivas para garantirem que estão de facto a criar um ambiente seguro e saudável para os trabalhadores – e que têm provas concretas dessas medidas quando surgem potenciais problemas.

Artigo publicado na Revista Executive Digest n.º 205 de Abril de 2023