Por Luis Rasquilha, CEO da Inova TrendsInnovation Ecosystem (Research, Consulting, Business School, Online, Club, Tech). Professor da Fundação Dom Cabral (FDC), Hospital Albert Einstein e ESALQ/USP (Universidade de São Paulo)
Na parte 1 deste documento aprofundámos a evolução dos modelos de trabalho. (Pode ler em https://executivedigest.sapo.pt/a-evolucao-dos-modelos-de-trabalho-do-taylorismo-para-o-hibrido-parte-1/).
Na parte 2 refletimos sobre o que significa este novo modelo ou abordagem designada de trabalho híbrido. (Pode ler em https://executivedigest.sapo.pt/a-evolucao-dos-modelos-de-trabalho-do-taylorismo-para-o-hibrido-parte-2/).
Agora e para encerrar o tema vamos falar de framework de trabalho híbrido, vantagens, desvantagens e dicas de como otimizar o tema e a sua aplicação.
A Framework do Modelo Híbrido de Trabalho
Posição
Uma visão de futuro para o trabalho híbrido é necessária para a organização. Isso deve ser respaldado por uma posição prática que possa orientar tanto as decisões estratégicas quanto as do dia-a-dia dos líderes e das pessoas;
Liderança
Os líderes devem comunicar de forma consistente sobre as mudanças substanciais e sustentadas necessárias. Eles também devem dar o exemplo, adotando novas práticas de comunicação e trabalho;
Gestão
Os líderes precisarão acelerar as práticas de gestão para refletir a realidade do modelo híbrido. Eles também necessitam suporte e direcionamento de como tratar os desafios inerentes a esta nova realidade;
Ativação
Os funcionários precisarão de suporte e treinamento para aumentar sua alfabetização digital (Digital upskilling). Eles também precisam ser fornecidos com as ferramentas digitais e os espaços físicos necessários para serem produtivos no trabalho híbrido.
Vantagens e Desvantagens do Modelo Híbrido
Claro que qualquer modelo tem sempre os seus ónus e bónus e o Modelo híbrido não é diferente, considerando as coisas boas e menos boas:
Vantagens do trabalho híbrido
- Custos reduzidos: energia, água e vale-transporte;
- Praticidade e flexibilidade;
- Aumento de produtividade;
- Melhora na comunicação e processos organizacionais da empresa;
- Eliminação de tempo gasto no deslocamento dos colaboradores;
- Otimização de tempo e atividades.
Desvantagens do trabalho híbrido
- É necessária uma boa autogestão, gestão e controle da comunicação interna;
- Necessidade de boa liderança e acompanhamento de atividades;
- É preciso ter segurança de dados e informações sobre a empresa.
O trabalho híbrido veio para ficar e, dessa forma, é importante entender as melhores estratégias para este modelo de trabalho, de forma que os resultados sejam potencializados.
Algumas dicas podem ser sistematizadas e separadas entre dicas mais gerais e dicas mais tecnológicas:
Como extrair o melhor desempenho nos trabalhos híbridos:
Dicas Gerais
- Ter um plano de metas e serviços para cada setor: é importante designar atividades e objetivos para todos os colaboradores da empresa e como colaborador preciso desenhar o meu plano de trabalho com clareza do que fazer em cada local;
- Estipule um responsável para supervisionar as atividades desenvolvidas: as análises devem ser realizadas com base nas estratégias estabelecidas sabendo que o empoderamento e auto responsabilização são a base do sucesso;
- Ter um alinhamento entre todos os funcionários: os colaboradores precisam estar por dentro dos objetivos e metas da empresa, além do que é esperado, bem como saber o trabalho de cada colega para evitar sobreposições ou retrabalho;
- Dar suporte ao seu colaborador: a comunicação sobre os processos internos tem de ser clara e estar atualizada, e ser capaz de monitorar se o colaborador está se adaptando ou não com o modelo;
- Aceder e utilizar os equipamentos necessários: esta é uma etapa básica para que o colaborador consiga entregar o melhor desempenho – ter acesso à infraestrutura tecnológica de trabalho que lhe permita desempenhar a sua função em qualquer modelo. Mas também precisamos saber quais as ferramentas, tecnologias e aplicativos são necessários ao desempenho da minha função;
- Focar na automação de processos: Etapa importante para as empresas que desejam aumentar o desempenho de atividades e potencializar resultados deixando que a tecnologia operacionalize as funções que não carecem de trabalho intelectual.
Dicas Tecnológicas
- Usar um gerenciador de senhas: gerenciadores de senhas podem ser bons aliados para quem está trabalhando de forma híbrida, uma vez que as plataformas são capazes de armazenar códigos secretos e senhas de maneira segura. Outro benefício dessas ferramentas é a contribuição para a melhoria da produtividade, já que os aplicativos concentram as palavras-chave em um só lugar. Diversos apps disponíveis para celulares permitem manter as senhas protegidas por criptografia, dificultando o acesso de terceiros aos códigos salvos. Alguns gerenciadores também são capazes de sugerir e gerar códigos mais fortes, função útil para usuários que costumam usar a mesma senha para acessar contas diferentes. Além disso, os programas podem ainda oferecer recursos como o autopreenchimento, que memoriza os dados de e-mail e senha das contas, simplificando e agilizando o login.
- Usar um único computador, independente do local de trabalho: Usar um único computador tanto em casa quanto no trabalho. A troca de dados de um computador para outro e o armazenamento de conteúdos corporativos no dispositivo pessoal podem facilitar a interceptação de dados sigilosos por cibercriminosos. O número de casos de ataques de phishing cresceu cerca de 120% durante os primeiros meses da pandemia. Isso se deve ao número crescente de pessoas que passaram a usar mais a Internet. Como as redes domésticas costumam ser menos seguras do que as corporativas, o cuidado precisa ser redobrado. Por isso, é indicado que trabalhadores em regime de trabalho híbrido usem apenas dispositivos fornecidos pela empresa e evitem usar os aparelhos para atividades não relacionadas ao trabalho. Vale ressaltar que também é preciso seguir estritamente as políticas de segurança praticadas pela companhia, mesmo estando em casa. Desta forma, você evita que brechas de segurança sejam exploradas por cibercriminosos, o que poderia resultar em possíveis vazamentos de informações confidenciais.
- Use VPN ao trabalhar em casa ou em coworkings: O uso de VPNs (“Virtual Private Networks” ou “Redes Virtuais Privadas”) é importante para proteger a segurança e privacidade das informações durante o trabalho remoto, já que a tecnologia criptografa os dados de tráfego da rede e dificulta a interceptação por terceiros. Com o sistema, é como se os usuários acessassem a rede local da companhia, mesmo estando distantes do local de trabalho.
- Armazene os arquivos em nuvem: Armazenar os arquivos em nuvem pode ser mais seguro do que mantê-los salvos em dispositivos físicos. Por meio de serviços de como iCloud, Drive, Dropbox, é possível manter uma cópia de segurança dos arquivos online, o que se mostra útil em casos de pane no computador, por exemplo. Escolher uma plataforma confiável, manter uma senha de acesso forte e ativar a autenticação de dois fatores são passos importantes para prevenir ameaças. Também é interessante que arquivos confidenciais não sejam compartilhados por meio da nuvem, uma vez que o serviço pode ser alvo de ataques – embora vulnerabilidades nos programas não sejam comuns.
- Zele pela segurança dos dados físicos: Outra dica importante é ativar a criptografia no computador e em dispositivos de armazenamento, como pen drives e HDs externos. Assim você mantém as informações protegidas mesmo nos casos em que terceiros têm acesso físico aos dispositivos – como situações de perda ou roubo dos equipamentos.
- Mantenha o antivírus atualizado: Ter um antivírus instalado no computador e mantê-lo atualizado é sempre válido. Os programas permitem identificar vulnerabilidades na máquina e, assim, garantir que o dispositivo está protegido e livre de programas maliciosos.
- Faça backups constantes: Fazer backups periodicamente é uma forma bastante útil de manter os arquivos protegidos. O recurso gera uma cópia do sistema que você pode usar para iniciar o Windows ou macOS em uma unidade flash USB, o que permite consultar e recuperar arquivos mesmo após a perda do computador que armazenava os conteúdos. Ao manter a cópia de segurança sempre atualizada, o risco de perder informações importantes diminui consideravelmente. Por isso, lembre-se de fazer backup em pen drives e HDs externos com certa periodicidade. O armazenamento em nuvem também é uma opção.
Não sendo uma receita de bolo mas sim o mapa orientador, estas dicas tendem a apoiar o sucesso da implantação dos modelos híbridos de trabalho nas empresas.