Muitas vezes, são organizadas reuniões que revelam ser uma perda de tempo. Seja porque as pessoas necessárias não puderam comparecer (ou nem foram convocadas) ou porque o tema a discutir não requeria uma reunião mas sim um email, por exemplo.
Perante este cenário, a Fast Company reuniu as nove perguntas que os gestores e responsáveis devem fazer a si próprios antes de marcar uma reunião:
1 – Preciso mesmo de convocar esta reunião? Apesar de parecer óbvia, esta é provavelmente a interrogação mais importante. Ter um calendário de reuniões regulares só porque sim poderá ser uma perda de tempo, caso não haja, de facto, um tema a tratar;
2 – Qual é o objectivo? É preciso perceber, antes de entrar na reunião, o que se espera retirar dela. O mesmo que dizer que é preciso planear;
3 – Como tornar uma reunião memorável? Para garantir que os participantes no encontro não adormecem ou divagam nas suas mentes, é necessário tornar o momento envolvente. A realização de um quizz no final é uma hipótese;
4 – O que dizer aos participantes em antecipação da reunião? Participar numa reunião sem saber de que se trata é sinónimo de contributos pouco ou nada preparados, o que, por sua vez, resultará em reuniões pouco produtivas;
5 – Quem precisa mesmo de estar na reunião? Talvez não seja necessário estar o departamento todo na reunião e, se calhar, é mesmo importante que determinada pessoa esteja lá. De acordo com a Fast Company, grupos mais pequenos permitem trocas de ideias mais eficientes;
6 – Como transformar os assuntos em acções? As reuniões foram feitas para debater ideias mas, no final, o ideal será que cada um saiba o que fazer com o que foi discutido;
7 – Como garantir que todos participam? Em alguns casos, as reuniões podem ser dominadas por uma ou duas pessoas, o que não permite aproveitar o talento e ideias de todos. É preciso assegurar que as perspectivas de todos são dadas a conhecer;
8 – Quem é a melhor pessoa para falar sobre cada assunto? Por outro lado, nem todas as pessoas têm de falar sobre todos os assuntos. É importante que sejam ouvidas mas, sobretudo, sobre os temas em que estão envolvidas;
9 – Como ter a certeza de que a reunião não é um desperdício? Diz a Fast Company que as reuniões têm um custo de oportunidade, ou seja, implicam uma pausa no trabalho. Por isso mesmo, devem ser marcadas apenas se forem a melhor utilização possível do tempo dos seus participantes.
